Comment organiser un séminaire d’entreprise réussi en 9 étapes ?

Pour engager les collaborateurs autour de sujets stratégiques pour l’entreprise, définir de nouvelles orientations en s’appuyant sur l’intelligence collective ou encore intégrer et renforcer la cohésion des équipes, le séminaire d’entreprise est un évènement professionnel de choix. Réel outil de management, il permet des réunions hors des murs de l’entreprise, dans un environnement de travail différent du cadre habituel, propice à des réflexions nouvelles. Mais comment organiser un séminaire d’entreprise réussi ? De la préparation à la réalisation de votre évènement à Paris ou en Ile-de-France, découvrez 9 étapes à suivre pour faire de votre séance de travail un véritable succès.

1. Déterminez le type de séminaire d’entreprise visé

Pour un séminaire de travail réussi, il est essentiel de bien définir en amont de l’évènement les objectifs et les ambitions associés. A quels besoins ce rendez-vous doit-il répondre ? En deux mots : quel type de séminaire souhaitez-vous organiser ?

Cette première étape vous permettra de bien cibler les participants (managers, équipes commerciales, nouvelles recrues, partenaires, …) et de cadrer votre projet. Vous pourrez d’ailleurs également combiner certains types de séminaires en fonction de vos besoins. Voici un premier aperçu des différents types de séminaires :

• Le séminaire de formation vous permettra de former vos collaborateurs et d’accompagner la montée en compétences de vos collaborateurs, ou encore de favoriser un bon fonctionnement entre acteurs internes et externes intervenant sur des projets communs.

• Le séminaire d’intégration a pour objectif d’intégrer de nouveaux arrivants à travers un évènement visant à fédérer autour des valeurs et de la culture de l’entreprise. On y associera par exemple des activités de team-building qui favorisent les échanges.

• Le séminaire de rentrée est un outil de management parfait pour remotiver les équipes après les congés d’été ou en début d’année. Ce type d’évènement permet de réengager les collaborateurs et de créer du lien à travers des moments de convivialité. Un séminaire idéal pour fidéliser les équipes.

• Le séminaire commercial vise avant tout à activer les équipes commerciales et à les fédérer autour des objectifs business. Au cœur de tels évènements professionnels, on pourra faire le bilan des périodes écoulées, partager des informations sur le marché, célébrer les réussites individuelles et collectives et donner le cap.

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2.Déterminez le format de votre évènement

En fonction des objectifs et de la cible de votre évènement, il vous faudra ensuite déterminer le format de votre séminaire d’entreprise. Par format, on entend à la fois la durée de l’évènement et les activités qui viendront lui donner corps.

Souhaitez-vous réunir les participants sur une demi-journée, une journée, ou bien sur plusieurs jours ? On privilégiera en général un format long pour fédérer des collaborateurs et intégrer les nouvelles recrues de l’entreprise et un format plus court pour former des équipes à de nouvelles méthodes de travail ou réfléchir autour d’un sujet déterminé.

Pour les collaborateurs qui ne pourraient pas se rendre sur le lieu de votre séminaire, vous pourrez aussi envisager d’organiser un événement hybride avec des participants assistant à l’évènement à distance.

Aussi, vous pourrez choisir un thème pour votre séminaire comme le séminaire au vert. Profitez de cadres atypiques et de salles d’exception à privatiser pour organiser un séminaire d’entreprise mémorable. Et bien sûr, pensez à communiquer le format en amont pour que chacun des participants soit à la fois préparé et impliqué le jour J !

Pour faire de votre séminaire d’entreprise un moment marquant, il est important de définir son contenu. Allez-vous privilégier la réunion de travail avec des ateliers et la présence d’un intervenant extérieur pour inspirer vos collaborateurs ? Ou bien souhaitez-vous inclure des activités de team building ou un afterwork ?

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3.Définissez le budget de votre séminaire d’entreprise

Nombre de participants, location de salle, transport, activités annexes, service de restauration, éventuellement hébergement, …: tous ces éléments sont à prendre en compte pour bien évaluer et ajuster le budget de votre évènement. Jouez sur les curseurs pour organiser un séminaire d’entreprise inoubliable. Souhaitez-vous dédier un budget plus important au lieu et aux activités pour marquer les esprits ? En fonction de l’enveloppe que vous aurez définie, vous pourrez mettre en place l’évènement qui répondra le mieux à vos besoins.

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4.Choisissez le lieu et la date de votre séminaire professionnel

Il est maintenant temps d’aborder les considérations pratiques. Où et quand se déroulera votre séminaire d'entreprise ?

• Le lieu idéal pour un séminaire professionnel ?

Choisir Paris pour l’organisation de séminaires c’est à l’évidence le plus facile d’accès en transport pour tous et cela permet de profiter d’une grande variété de lieux insolites.

Business Centers, hôtels particuliers de caractère, bateaux sur la Seine, hauts lieux du sport, cadres d’exception au cœur de monuments iconiques : la Collection de Prestige Sodexo offre par exemple une grande diversité de lieux pour vos évènements professionnels. Les régions ne sont pas en reste et proposent également une palette de lieux et d’activités.

L’arbitrage se fait souvent entre la facilité d’accès, la notion d’engagement RSE associée aux pratiques de l’entreprise (limitation des déplacements, lieu ou prestataire engagé, …), budget et l'opportunité de sortir du cadre de travail habituel.

• Le meilleur moment pour organiser un séminaire d’entreprise ?

Quant à la date, elle peut être définie en réponse à des enjeux plus pratiques (plutôt début ou fin de semaine, en matinée ou en soirée par exemple) mais aussi plus fréquemment, en réponse à des enjeux business. Imaginez votre évènement en fonction de votre objectif : pour soutenir le lancement d’un nouveau produit, réamorcer l’activité à la rentrée, marquer la fin du premier semestre, célébrer les réussites collectives en fin d’année ou accompagner les vœux de la Direction d’entreprise en début d’année.

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5.Construisez le rétroplanning de l’évènement

Une fois la date et le lieu définis, il est temps de réaliser le rétroplanning afin de ne pas passer à côté d’une échéance. En suivant à la lettre ces grandes étapes vous vous assurez le bon déroulement de votre séminaire d’entreprise :

• Réservation du lieu
• Versement des acomptes
• Envoi des invitations aux participants et relances
• Définition de l’agenda : agenda du séminaire, contact des intervenants et rappels, production des contenus et animations, réservations auprès des différents prestataires (traiteur, hôtel, intervenants, etc.), répétition/filage si nécessaire

6.Mettez au point l'agenda du séminaire d’entreprise

Au moment de planifier l’événement, il sera essentiel de bien cadrer l’agenda : il s’agira pour cela de définir les sujets à traiter et le déroulé, de sélectionner les intervenants et d’anticiper la mise à disposition des contenus et de l’information. Pour un séminaire réussi, on s’assurera que les prises de parole s'enchaînent de façon à la fois fluide, logique et rythmée. Pour cela, gardez toujours un peu de temps entre chacune de vos prises de parole ; pour prévenir les éventuels retards et pour permettre à chacun de s’oxygéner entre les différents temps de votre évènement.

Pour conserver l’attention des participants intacte, on alternera moments d’écoute et, tout en faisant la part belle aux instants de convivialité qui viendront ponctuer la journée !

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7.Etablissez le plan de communication

Un plan de communication efficace tient compte de tous les touch point entre l’événement et ses participants.

En premier lieu, il s’agira d’adresser une invitation "Save the date" aux participants suffisamment tôt pour leur permettre de bloquer leur agenda et de confirmer leur présence. Vous prévoirez par la suite plusieurs relances. Ces différents points de contact seront l’occasion de diffuser quelques "teasers" du séminaire pour susciter l’intérêt des participants et créer une certaine émulation.

Au-delà des invitations initiales, le plan de communication de votre séminaire comprendra, dans les relances, l’envoi des informations en lien avec la logistique (date, lieu, durée) ou le contenu de l’évènement (agenda, intervenants, activités de team building etc.). Afin que les invités aient accès à ces informations à tout moment, il est possible de mettre en place une plateforme virtuelle dédiée. Plateforme qui permettra, en amont, de poser des questions aux intervenants et, en aval, de récupérer des documents ou de donner son avis.

Pour les séminaires hybrides, c’est aussi sur cette interface que les participants à distance peuvent suivre l’événement et que vous pourrez évaluer la performance de votre séminaire.

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8. Assurez la logistique le jour du séminaire

C’est le grand jour. Mais, pas de panique, le séminaire devrait se dérouler parfaitement si les étapes précédentes ont été respectées. Au cours de l’événement, c’est surtout la logistique qui compte: transports,enchaînement des prises de parole et activités, gestion des flux, restauration et hébergement. Une préparation rigoureuse et accompagnée par les équipes opérationnelles du lieu permettra de faire face aux imprévus et d’assurer une expérience toute en fluidité.

9. Pensez à l'après séminaire

Pour évaluer la réussite de votre séminaire, pensez à envoyer un formulaire de satisfaction aux participants. Les retours d’expériences collectés vous permettront de vérifier que vos objectifs ont bien été atteints et d’optimiser vos futurs événements.

Enfin, pensez à la vidéo best-of : rien de tel pour valoriser votre évènement et créer de l’engagement même après coup !

Le succès d’un séminaire d'entreprise peut se mesurer grâce à 3 indicateurs : les KPI liés aux objectifs de l’évènement, l’implication des collaborateurs pendant l’évènement et leur satisfaction à l’issue du séminaire. Une satisfaction qui est souvent corrélée à la qualité du contenu, au rythme et à la logistique, donc à l’organisation en amont.