Comment bien choisir sa salle de réunion pour un évènement ?
Vous organisez une réunion de travail et souhaitez profiter de tout le dynamisme de vos équipes ? Une seule chose à viser : trouver la salle parfaite, celle qui répondra à vos besoins autant qu’aux attentes de vos invités. Accessibilité, cadre, capacité, disposition, connectivité, … : autant d’éléments à bien étudier lorsqu’on choisit une salle de réunion pour booster la motivation des participants et générer de l’engagement. Découvrez tous nos conseils pour faire de votre prochain évènement une réussite !
Connaissez-vous les 3 éléments-clés qui influenceront positivement le bon déroulement de votre évènement professionnel ? Découvrez les principaux critères à prendre en compte au moment de choisir votre salle de réunion.
1.Quels sont les critères incontournables pour choisir sa salle de réunion à Paris ?
Visez une salle de conférence ou un salon de réunion aisément accessible
L’accessibilité de votre espace évènementiel est essentielle ; en privilégiant une localisation géographique accessible, vous vous assurez que tous les participants pourront gagner facilement la salle de réunion, sans que le déplacement n’apparaisse comme une contrainte a priori, en matière de temps ou de logistique. L’objectif : que chacun des participants puisse arriver dans les meilleures dispositions pour une session de travail productive. Choisissez pour cela un cadre bien desservi par les transports en commun, éventuellement à proximité de commerces, aisément accessible en taxi ou à vélo, ou situé à proximité d’un parking public où vos collaborateurs pourront stationner sans encombre. Par ailleurs, pour les lieux au vert, il reste possible de mettre en place des navettes permettant de conduire vos invités directement sur le lieu de votre réunion. Pensez au bien-être des participants, c'est le meilleur moyen de faire de votre évènement une réussite !

Disposition du mobilier et configuration de votre salle : comment aménager votre espace de réunion ?
La modularité de la salle de réunion, c’est ce qui vous permettra de mettre en scène votre évènement. En fonction du nombre de participants, de vos objectifs et de vos besoins (prises de parole et conférences, projections, groupes d’échanges ou de travail, …), vous pourrez ainsi opter pour une disposition de l'espace en U, une configuration en rond, un agencement en format théâtre ou choisir d’utiliser plusieurs salles de réunion pour des travaux de groupe.

Petite ou grande salle de réunion : quelle taille de salle pour 30, 60, 100 personnes ?
De nombreux lieux à privatiser, tels que les centres d'affaires ou hôtels particuliers, proposent des salles de sous-commissions et des salons de différentes tailles et capacités d'accueil pour organiser des séminaires. Au LAHO, vous pourrez ainsi réserver la grande salle Rubik’s pour réunir jusqu’à 60 participants et opter pour une salle de sous-commission plus petite en complément, afin de diviser votre groupe en deux pour certains ateliers dans la journée. En moyenne, pour vous donner une idée de taille de salle, on comptera au minimum 1 m²/personne dans une configuration de réunion au format théâtre.
Ne négligez pas les équipements techniques de votre salle de réunion et le support technique sur place
Pour une session de travail productive et interactive avec vos partenaires ou collaborateurs, le choix de la salle de réunion idéale doit prendre en compte le mobilier (tables, chaises, consoles, etc.), le matériel nécessaire à disposition (tableaux blancs, paperboards, feutres, stylos, blocs pour la prise de notes, ...) mais aussi et surtout les équipements techniques dont elle est dotée. Pensez donc connectivité (Wi-Fi, connexion haut débit, click & share, …), interactivité (écrans, vidéoprojecteur, cabine de traduction, …), son et lumière pour une réunion de travail réussie ! Privilégiez une installation au calme 30 minutes avant le début de la réunion en salle, en profitant si besoin du support d’un Event Manager, pour éviter toute perte de temps et de productivité le jour J.
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2.Pour faire de votre réunion une réussite, profitez d’un accompagnement expert en salle !
Avant, pendant, et même après l’évènement : une équipe qui vous accompagne, qui gère pour vous tous les à-côtés, c’est un réel plus pour le confort de tous ! C’est une charge mentale de moins pour les organisateurs comme pour les participants, et donc une opportunité de plus de faire de sa réunion un rendez-vous engageant et porteur pour la vie de l'entreprise. La collection Prestige Sodexo propose des lieux d’exception aux équipements ultra-modernes ; au cœur de la Salle du Conseil de la Maison du handball baignée de lumière naturelle à l’esprit « executive », les participants (ComEx, CoDir par exemple) profitent ainsi de micros individuels et de nombreux écrans pour des évènements professionnels 100% interactifs.

De la conception de votre évènement à sa mise en place et sa réalisation, l’expérience et le savoir-faire d’un partenaire expert apporteur de solutions va permettre à chacun d’être rapidement opérationnel et concentré sur son sujet pour une session de travail réellement productive.
Vérification du bon fonctionnement des connexions Wi-Fi avant votre arrivée en salle de réunion, affichage des paramétrages pour une prise en main rapide, mise en marche des équipements de projection et connexion des sources selon vos besoins, réglages sonores et lumineux pour plus de confort auditif et visuel dans votre espace, … Le secret d’un évènement performant ? La préparation, avec un partenaire de confiance pour profiter de prestations complémentaires.
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3.Rendez votre évènement mémorable grâce à des instants conviviaux
Pour que votre évènement suscite l’engagement des participants et reste gravé dans les esprits, misez sur la convivialité ! Comme on se rappelle du dîner d’un mariage qui a séduit nos papilles, les participants de votre évènement se remémoreront d’autant plus longtemps cette journée de réunion qu’elle leur aura procuré plaisir et émotions. Imaginez des pauses gourmandes délicates pour entrecouper votre session de travail de plaisirs sucrés ou salés, entre pause café, buffets ou plateaux-repas en salle. Ou bien allez encore plus loin en conviant vos invités à un dîner dans un lieu insolite tel que Madame Brasserie, pour une envolée gourmande avec le Chef Thierry Marx dans les hauteurs de la tour Eiffel. Proposez une expérience gustative enchanteresse pour stimuler la matière grise en journée et remercier vos collaborateurs en soirée.
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Vous souhaitez réserver une salle de réunion ou de séminaire dans un lieu d’exception ? Profitez de l’accompagnement des équipes de Prestige Sodexo pour faire de votre évènement professionnel un moment mémorable.