Organisation d’un événement d’entreprise : 4 astuces pour mieux gérer votre temps
Vous devez organiser un événement d’entreprise mais manquez cruellement de temps entre un timing peut-être serré et vos missions du quotidien ? Séminaire professionnel, soirée festive ou encore lancement de produit pour votre marque, l’organisation d’un évènement est un exercice d’équilibre parfois délicat, entre créativité, maîtrise du budget, gestion du temps et des aspects logistiques. Face à des délais souvent serrés et à des attentes élevées, comment gérer votre temps au mieux pour garantir l’organisation d’un événement d’entreprise ? Découvrez 4 conseils pour bien coordonner votre projet évènementiel et gagner en sérénité !
1. Anticiper : la clé d’un projet maîtrisé
Bien cadrer votre projet
La clé d’une organisation réussie réside dans une bonne préparation. Avant de vous lancer dans l’organisation, prenez le temps de poser les bases pour éviter ensuite des pertes de temps conséquentes : quel est l’objectif de votre événement ? Renforcer la cohésion interne, séduire de nouveaux partenaires ou célébrer une réussite ? Quel sera le format de votre évènement pour y répondre ? Quels messages viserez-vous à faire passer, auprès de quel public (collaborateurs de l’entreprise, clients, …) ? La définition de ces éléments stratégiques guidera par la suite les différentes décisions opérationnelles et vous permettra d’éviter les pertes de temps liées à des changements de cap ou ajustements tardifs.
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Créer un rétroplanning précis pour votre événement
Une fois les objectifs définis, établissez un rétroplanning précis, détaillant et datant les différentes tâches à réaliser et faisant apparaître les différentes parties prenantes du projet :
Listez chaque étape clé : sélection du lieu, gestion des invitations, choix des prestataires, ...
Priorisez les actions et attribuez des responsabilités claires
Anticipez les imprévus en intégrant une marge de sécurité afin de limiter les pertes de temps et de rester maître de votre organisation quelle que soit la situation.
La création de ce rétroplanning vous permettra de bien avoir en tête les ressources et soutiens dont vous aurez besoin, les responsabilités de chacun, et d’effectuer un suivi régulier de l’avancée de votre projet événementiel. Il est possible de réaliser ce tableau de suivi sous la forme d’un fichier Excel, mais les outils collaboratifs ouvrent ces dernières années des perspectives très intéressantes pour optimiser votre organisation et la gestion du temps.
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2. Utiliser les bons outils
De nombreux outils peuvent se révéler utiles pour mieux gérer votre temps à différentes étapes de l’organisation de votre événement d’entreprise.
Afin d’assurer une bonne coordination des différents intervenants de votre projet et de suivre l’évolution des préparatifs en temps réel, vous pourrez ainsi utiliser des outils de gestion de projet tels que Trello ou Asana. En parallèle, des outils de communication tels que Slack ou Teams seront particulièrement utiles pour échanger en direct ou de manière asynchrone et historiser les conversations au sein de groupes thématiques.
Si votre événement implique une pré-inscription ou si vous souhaitez obtenir une confirmation de la venue des invités afin de gérer au mieux votre évènement, vous pourrez vous tourner vers Weezevent ou encore Eventbrite pour la gestion en ligne des invitations.
Si vous souhaitez optimiser certains processus, des outils vous permettront d’automatiser des séries d’actions, sans coder, comme l'envoi d’e-mailings (save the date, teaser, révélation du lieu de l’évènement d’entreprise, relances, etc.).
3. S’entourer de partenaires experts de l’événementiel
Faire appel à un prestataire de service spécialisé tel que Prestige Sodexo permet de gagner en efficacité et en sérénité. Vous profitez du savoir-faire éprouvé d’un expert de l’événementiel, qui saura vous proposer LE lieu le plus adapté à votre projet (cadre, capacité, localisation, technique en place, …) et assurer pour vous la réservation d’un traiteur haut de gamme ou vous garantir la présence d’un chef pour orchestrer un déjeuner ou dîner de prestige. Votre partenaire coordonnera pour vous les différents acteurs (personnel d’accueil et de sécurité, traiteur, régie technique, animation musicale, …) et vous aidera à anticiper les besoins spécifiques à votre projet (animations annexes via des partenaires, déplacements des participants, …).
Choisir un partenaire de confiance et éventuellement une agence événementielle capables d’appréhender l’ensemble de vos enjeux et d’y répondre avec professionnalisme, c’est un réel plus sérénité dans l’organisation de votre événement professionnel. Grâce à des équipes spécialisées, la planification et la réalisation de l’événement se font tout en fluidité. Cette collaboration efficace vous permettra de rester concentré sur l’essentiel : le message que vous allez porté auprès des participants de votre événement.
4. Assurer un déroulé fluide lors de l'évènement
Pour gagner du temps dans l’organisation d’un évènement d’entreprise, il est essentiel d’optimiser au maximum tout ce qui a trait à la logistique.
Penser à la signalétique
Prévoyez une signalétique claire pour garantir la bonne orientation des invités dès leur arrivée sur les lieux. Veillez également à mettre en place une gestion des flux fluide tout au long de l’événement : accueil des convives, accès au vestiaire, orientation lors des temps forts (animations, activités de team building, conférences, ateliers, …).
Garantir l’alignement de tous les intervenants
Le jour J, un briefing précis avec l’ensemble des équipes permettra d’assurer une parfaite synchronisation pour un bon déroulé de l’événement. Pour ce faire, vous pourrez vous appuyer sur une checklist afin de lister chacun des points de vigilance. Il s’agira notamment de vous assurer de la disponibilité et du bon fonctionnement de tous les équipements techniques nécessaires à la réussite de votre événement. Vous pouvez également réaliser un filage la veille pour vous assurer d'un déroulé sans accrocs le jour de votre évènement.
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L’organisation d’un événement d’entreprise est un art qui repose sur une gestion minutieuse du temps et des ressources. Entourez-vous des bons partenaires pour transformer une expérience potentiellement stressante en une expérience sereine, et vous concentrez sur le contenu et le déroulé de votre évènement pour en faire un succès.
Contactez nos équipes dès à présent pour profiter d’un accompagnement sur mesure pour l’organisation de votre prochain événement d’entreprise.