Budget événementiel : 4 clés pour convaincre votre direction d’investir
Vous souhaitez organiser un événement pour dynamiser votre équipe et renforcer la cohésion ? Mais comment convaincre votre direction pour obtenir un budget ?
Séminaire énergisant au cœur d’un business center design, activités de team-building dans un haut lieu du sport français, déjeuner d’équipe dans les hauteurs de la tour Eiffel ou sur la Seine, … : les possibilités de réunir les équipes le temps d’un événement professionnel fédérateur ne manquent pas. Mais pour vous assurer de réaliser un événement impactant, il faut pouvoir dégager un budget en adéquation avec les objectifs et l’ambition visés. Un budget qui vous permette de répondre aux attentes de vos collaborateurs, d’apporter une réelle plus-value à votre rendez-vous et de valoriser vos équipes, hors des murs de l’entreprise. Découvrez les étapes clés pour estimer votre budget événementiel et convaincre votre direction de soutenir votre projet.
1. Faire le point sur vos objectifs et le type d’événement visé
La première étape lorsque l’on souhaite organiser un événement, c’est de s’interroger sur les objectifs visés. A quoi viendra répondre votre journée ou soirée événementielle ? Chercherez-vous à créer du lien et engager vos collaborateurs pour limiter le turnover ? Désirez-vous former vos équipes à de nouveaux outils ou de nouvelles méthodes pour augmenter la productivité et booster les performances ? Souhaitez-vous offrir un moment de détente fédérateur, lors d’un déjeuner ou d’un dîner d’équipe ? Célébrer des réussites et motiver vos collaborateurs dans la durée ?
Définissez le type d’événement que vous souhaitez mettre en place, la cible à laquelle s’adressera votre événement et listez le nombre de personnes que vous souhaitez réunir pour l’occasion. Vous pourrez par exemple imaginer une journée de séminaire entre brainstorming, atelier et conférence inspirante ou une session de formation engageante, complétée par un moment festif dans un décor d’exception. Pour des célébrations, vous pourrez surprendre vos équipes en les conviant à un déjeuner ou dîner tout en raffinement dans un restaurant de prestige…
Commencez par bien cadrer votre besoin et faire le point sur vos motivations pour traduire ensuite concrètement l’intérêt de votre projet événementiel auprès de votre direction.
Lire aussi : Séminaire, convention, soirée : pourquoi organiser un événement d'entreprise pour ses collaborateurs ?
2. Définir les besoins associés à la réalisation de votre événement
Une fois les objectifs et le format de votre évènement clairement établis, vous pourrez imaginer le déroulé de votre événement et lister les besoins associés.
Les principaux éléments à définir avec précision pour établir votre cahier des charges et demander un devis sont les suivants :
La localisation, afin de proposer une option pratique et enthousiasmante à vos collaborateurs ;
La capacité du lieu ou de l’espace à réserver, selon le nombre de participants à votre événement professionnel ;
Les équipements nécessaires, en fonction des activités prévues (présentation vidéo, prise de parole, interactivité, etc.)
La modularité du lieu et les différents types d’espaces disponibles, en fonction du format de votre rendez-vous (plénière ou conférence, travail en sous-groupes, activité de team-building, pauses conviviales, etc.).
Faire le point sur ces différents éléments vous permettra de procéder ensuite à une estimation de votre budget événementiel, ou d’obtenir un chiffrage précis auprès d’une agence spécialisée. Cela vous permet de définir un premier cahier des charges qui servira de cadre à votre projet.
Lire aussi : Comment bien définir le cahier des charges pour votre événement ?
3. Estimer l’enveloppe budgétaire nécessaire
Pour réaliser un événement marquant, qui valorise les collaborateurs et leur laisse un sentiment positif durable, il est nécessaire de dégager le bon budget. Ayez par exemple à l’esprit que la qualité du lieu ou de l’espace réservé pourra être un levier pour impressionner vos convives. Que vous pourrez marquer les esprits en choisissant de vous démarquer à travers l’offre de restauration proposée et en misant sur une gastronomie d’exception. Que vous pourrez également impacter vos collaborateurs grâce à des interventions inspirantes et des activités originales. De nombreuses possibilités s’offrent à vous, et chaque poste de dépense doit être pris en compte et budgété avec précision.
Faire bien et bien faire nécessite une approche sérieuse et cohérente de l’événement. Il est donc intéressant de prendre au préalable les bons renseignements pour obtenir une estimation juste de l’enveloppe globale qu’il vous faudra demander.
En vous appuyant sur votre cahier des charges, vous pourrez évaluer les différents postes de dépenses (réservation et location du lieu, services associés comme l'accueil, le vestiaire, la technique, le traiteur, réservation des animations et des intervenants externes, frais d'assurances et cautions, …). Vous pourrez créer un fichier de suivi de vos réservations et actions à réaliser pour une gestion facilitée de votre événement.
Cette approche se révèle néanmoins souvent très chronophage et relativement stressante pour les organisateurs d'évènements occasionnels et les non spécialistes.
N'hésitez pas à nous solliciter ! Vous profiterez ainsi des meilleures recommandations et d’un savoir-faire éprouvé pour donner vie à un événement dynamique et marquant. C’est un réel plus sérénité autant qu’une garantie d’optimiser les coûts de votre évènement tout en vous assurant que celui-ci réponde à vos objectifs prioritaires et suscite la réaction attendue chez les collaborateurs. Ensemble, nous nous assurons que les postes de dépenses sont alignés pour répondre à vos objectifs et que les bons leviers d’engagement sont activés.
4. Présenter vos arguments à votre Direction
Pour convaincre votre Direction de soutenir votre projet, vous devrez en défendre le bien-fondé (un point particulièrement vrai en période de coupes budgétaires !). Un bon argumentaire permettra de démontrer que l’investissement d’un budget événementiel sera porteur pour l’entreprise. En somme, il faut que votre Direction perçoive votre demande non comme un coût pour l’entreprise, mais comme un investissement qui portera ses fruits et apportera des retombées financières à l’organisation à court ou moyen terme. S’il y a un coût de départ, le plus important est en effet bien le ROI attendu.
Pointez ainsi des éléments concrets associés à votre projet. Valoriser vos collaborateurs, leur apporter de nouvelles clés et méthodes de travail, leur proposer des interventions externes inspirantes ou des moments de cohésion permettra par exemple :
Une augmentation de l’engagement,
Le développement de nouvelles compétences et synergies,
Un boost pour la créativité et l’intelligence collective,
Une baisse du turnover / un renforcement de la fidélité à l’entreprise,
La croissance des résultats.
Appuyez votre argumentaire sur quelques chiffres-clés qui démontrent l’importance des événements professionnels. A titre d’exemple, 70% des participants aux événements d’entreprise déclarent que les événements physiques sont les meilleurs leviers pour la formation et le développement de connaissances professionnelles (Freeman, 2024).
Votre objectif est d’obtenir un budget événementiel adéquat pour que l’impact soit au rendez-vous. Le bon budget conditionnera l’obtention d’un ROI positif car c’est uniquement avec le bon budget que vous pourrez atteindre les objectifs visés et créer une dynamique positive sur le plan business.
Lire aussi : Prise de parole en entreprise : les clés pour une intervention efficace
Le petit plus pour convaincre ?
Soulignez certaines pratiques utilisées par vos concurrents pour dynamiser leurs équipes, générer de l’engagement et répondre à des problématiques de turnover notamment. Tout se partage aujourd'hui, entre discussions informelles à l'occasion d'évènements professionnels et communication sur les réseaux sociaux. Quels évènements vos concurrents ont-ils organisés ? A quelles fins et avec quels résultats ? N'hésitez pas à mettre en avant ces informations, cela peut donner matière à réfléchir à votre Direction !
Vous avez désormais toutes les clés pour convaincre votre Direction de l’intérêt de votre événement afin de dégager le bon budget événementiel.
Pour éviter les mauvaises surprises lors de la planification et l'organisation de votre séminaire d’entreprise ou événement de cohésion, contactez nos équipes. Vous profiterez ainsi d’une organisation d’évènement clé en main et sans imprévus, grâce à un conseil et un savoir-faire experts.