Comment organiser une cérémonie de remise de prix mémorable ?

Organiser une cérémonie de remise de prix, c’est LA bonne inspiration pour mettre en lumière des performances ou événements exceptionnels et valoriser clients ou collaborateurs.

Vous souhaitez tout savoir pour organiser une cérémonie de remise de prix réellement inoubliable pour récompenser des initiatives innovantes, des résultats hors du commun ou des prestations marquantes ? L’une des clés pour une cérémonie mémorable, c’est la préparation ! Définition du thème, choix du lieu et des animations, gestion logistique et communication : découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir pour organiser votre cérémonie de remise de prix dans les meilleures conditions et avoir de l'impact grâce au discours !

Qu’est-ce qu’une cérémonie de remise de prix ?

Pour commencer, il est bon de rappeler ce que renferme ce moment événementiel. La cérémonie de remise de prix est un événement de gala, qui peut prendre la forme d’un événement tout à fait autonome, le plus souvent en soirée pour le côté festif et éblouissant, ou s’intégrer dans un événement plus large tel qu’une convention, un séminaire ou une soirée d’entreprise.

La cérémonie va permettre de mettre en lumière des innovations, de souligner des résultats exceptionnels ou partenariats notables, de manière plus ou moins solennelle selon le souhait de l’organisateur et le contexte.

Il existe d’ailleurs différents types de cérémonies de remise de prix ; l’événement peut viser à récompenser des collaborateurs de l’entreprise (top performer, meilleure recrue de l’année, employé d’honneur (ancienneté), …), comme des clients ou partenaires commerciaux qui se sont illustrés dans un domaine particulier ou distingués par des actions ou projets essentiels au cours de l’année écoulée. Notons d’ailleurs que les cérémonies de remise de prix sont de ce fait le plus souvent organisées en fin d’année ou de semestre. L’organisateur de la cérémonie va remettre un prix, communément sous forme de trophée, pour récompenser les réalisations extraordinaires d’une personne ou d’un groupe (une agence, un bureau régional, les représentants d’un service, …), dans une ambiance conviviale.

 
Pourquoi organiser une cérémonie de remise de prix, en quelques mots ?

Pour valoriser les performances et faire preuve de reconnaissance. Mais ce n’est pas tout !

Organiser une cérémonie de remise de prix, c’est un excellent levier pour développer l’engagement. Un tel événement permet de donner une image bienveillante de son entreprise, de fidéliser et de fédérer dans une ambiance agréable, positive. C’est en outre un événement exceptionnel qui autorise de nombreux moments de communication pour gagner en visibilité, interne comme externe, et développer sa notoriété.

En effet, on connaît aujourd’hui l’impact des réseaux sociaux, l’importance de la mise en scène, le désir de partage des expériences vécues, des célébrations. La cérémonie de remise de prix est un événement de choix qui pourra profiter d’une résonance toute particulière : partages de photos et vidéos sur les réseaux sociaux de l’organisateur et des participants, diffusion live de l’événement en interne et/ou externe, couverture médiatique ou d’influence selon l’ampleur du rendez-vous, relais dans la presse écrite après l’événement, … Dans certains cas, les cérémonies de remise de prix permettent de réaliser des levées de fonds au profit d’associations ou œuvres caritatives, en écho à un engagement spécifique de l’entreprise ou de son public. Autant de bonnes raisons d’envisager l’organisation d’une cérémonie de remise de prix inédite !

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Les 5 étapes clés pour organiser une cérémonie de remise de prix réussie

On distingue 5 grandes étapes dans l’organisation d’un événement de remise de prix. La phase amont consistera à en inventorier les principales modalités afin de définir un budget global : objectifs de la cérémonie, public cible, format et thème, temporalité, nombre d’invités… Le cœur du projet consistera ensuite à trouver le lieu idéal pour réaliser l’événement de remise de prix et à valider les différentes animations pour faire de votre cérémonie un moment mémorable. Enfin, tout l’aspect communication, et notamment le discours, sera à aborder avec une attention particulière pour profiter des plus belles retombées !

Définir les contours de l’événement et le budget associé

Pour commencer l'organisation, vous aurez à définir les objectifs de votre cérémonie de remise de prix. Vise-t-elle à renforcer des liens commerciaux, réunir des partenaires, fidéliser vos collaborateurs, célébrer une année exceptionnelle ou encore lever des fonds ?

En fonction, vous définirez votre public cible (interne ou externe) ainsi que le format de votre événement. S’agira-t-il d’une cérémonie de remise de prix seule ou intégrerez-vous simplement cette composante dans un événement autre tel qu’un séminaire d’entreprise ou un lancement de produit ?

Selon votre objectif, votre secteur d’activité ou les grands marqueurs de votre entreprise, vous pourrez penser un thème spécifique pour votre rendez-vous : innovation, green, glamour, chic, … pour proposer une expérience cohérente et immersive à vos invités.

Enfin, il vous restera à choisir la date de votre événement et à définir les catégories et le nombre de prix à décerner, ainsi que le nombre d’invités. Ces différents éléments orienteront votre choix de lieu et vous permettront de cadrer votre budget, en y intégrant les coûts de location de salle, de restauration et de communication associés à votre cérémonie de remise de prix.

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Trouver le lieu idéal pour une cérémonie de remise de prix grandiose

Pour marquer les esprits, optez de préférence pour un lieu insolite, qui fasse en partie écho à votre entreprise ou à vos engagements.

De par ses spécificités, la cérémonie de remise de prix invite à choisir un lieu entièrement équipé, doté d’une scène ou permettant d’en installer une, et d’un système son & lumière de qualité professionnelle. La scène devra être aisément accessible pour permettre aux lauréats de récupérer leur prix sans heurt. Idéalement, on cherchera également un lieu jouissant d’une grande connectivité pour maximiser la portée et la viralité de l’événement. Les business centers ou certains espaces événementiels insolites dotés d'un auditorium seront des décors idéaux dans cette perspective.

Bien sûr, la capacité d’accueil devra être en adéquation avec votre liste d’invités. Ainsi, si vous souhaitez réunir plusieurs centaines de personnes, vous sélectionnerez des lieux de grande capacité. Pour vous donner une idée, des lieux tels que des salles de spectacle ou de vastes salons se prêtent parfaitement à des soirées de remise de trophées. En organisant une cérémonie de remise de prix au cœur d’un lieu iconique dans les hauteurs de la tour Eiffel, en bord de Seine ou sur la Seine, vous offrez à vos invités une expérience totalement exclusive et incomparable.

En termes de disposition de salle, plusieurs options s’offrent à vous : disposition au format théâtre pour la cérémonie puis réception sous forme de cocktail dînatoire dans un espace adjacent. Ou bien disposition cabaret, avec de larges tables rondes dans le cadre d’un gala de bienfaisance, qui serait suivi d’un élégant dîner assis.

Assurez-vous de pouvoir personnaliser la décoration de votre espace selon vos souhaits ou intégrer des kakemonos pour une cérémonie de remise de prix à votre image et une ambiance en accord avec le thème de votre événement.

Enfin, la disponibilité d’un espace de réception, de vestiaires et l’accessibilité du lieu seront d’autres critères à bien prendre en compte. Pour une bonne organisation, pensez à vous renseigner sur les conditions de réservation du lieu et de versement des acomptes ; ne passez pas à côté du lieu idéal !

Animer une cérémonie de remise de prix : du choix des trophées à l’animation musicale

Un fois le lieu de votre cérémonie réservé, il s’agira pour vous de réserver les différents prestataires qui viendront donner vie à votre évènement. Pour une cérémonie de remise de prix vivante, dynamique et immersive, plusieurs aspects méritent d’être abordés avec soin, et créativité !

• La scénographie : c’est un élément central de votre cérémonie, car l’événement se jouera en grande partie sur scène ! Imaginez une mise en lumière époustouflante, des effets visuels et sonores dynamiques ou inspirants pour les entrées et sorties de scène. En complément, osez l’intégration d’éléments innovants et créez de l’interactivité avec la diffusion de messages sur un Social Wall ou la projection de sondages sur un écran affiché sur scène pour impliquer les invités.
• L’animateur : pour animer votre soirée, introduire les catégories et les intervenants qui remettront les prix, il peut être intéressant d’engager un speaker professionnel. Cet expert saura rythmer votre événement et mettre les participants à l’aise. Il sera également possible d'introduire votre remise de prix par un discours (voir notre bonus "faire un discours lors d'une cérémonie de remise de prix" en fin d'article), prononcé par l'un de vos dirigeants par exemple. Ce discours vous permettra de rappeler les objectifs de l'évènement et de remercier les participants. Organisez en amont quelques répétitions pour vous assurer que tout se déroule pour le mieux le jour J.
• Les trophées : pas de remise de prix sans trophées ! Démarquez-vous en faisant créer spécialement pour votre événement des trophées personnalisés et de qualité, que vos lauréats seront fiers d’exposer ! Innovez avec des prix spéciaux tels qu’un « coup de cœur du jury » ou « prix d’honneur » pour distinguer des initiatives ou personnes notables.
• Les animations : DJ pour une ambiance sonore et musicale choisie, danseurs ou animation de light painting pour animer visuellement votre scène entre les séquences, intervention d’un comédien pour annoncer les catégories de manière décalée, projection de vidéos, affichages en lettres d’or des lauréats, … : les animations ne manquent pas pour dynamiser la scénographie de votre événement. Mais il faudra également penser à quelques animations pour l’avant et l’après cérémonie ! Pensez ainsi à l’intervention de musiciens ou performeurs dans la salle et engagez un photographe pour capter les plus beaux moments de votre soirée (arrivée des invités, remise des prix, moments de convivialité, photos d’ambiance).

 

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Imaginer une réception pour favoriser le networking

Pour faire de votre soirée événementielle un moment inoubliable, proposez à vos invités une réception de choix après la remise des trophées. Favorisez les rencontres en organisant un cocktail dînatoire enchanteur. Appuyez-vous sur le savoir-faire d’un prestataire d’exception pour proposer un voyage gustatif et un réel éveil des sens à vos invités. En fond, maintenez une ambiance musicale discrète pour permettre les échanges et le networking en toute convivialité.

Bien communiquer sur l’événement : avant, pendant et après la cérémonie

Organiser une cérémonie de remise de prix permet potentiellement de profiter de trois temps forts en matière de communication. A vous de vous assurer d’immortaliser tous les moments-clés de votre événement !

• En amont de votre événement : l’envoi des invitations « save the date », des relances visant à confirmer la participation à la soirée (voire à voter pour certaines des initiatives primées) et du carton d’invitation pour le jour J sont autant de points de contact permettant de se projeter dans la cérémonie en donnant à voir un thème, une identité graphique, puis en révélant un lieu que l’on voudra exceptionnel ou inspirant. En parallèle, il s’agira d’initier un contact plus spécifique avec les nominés et les lauréats, dont on appréciera la présence le jour de l’événement. Dans le cas d’un gala de bienfaisance ou d’une cérémonie publique, on pourra également adresser un communiqué dédié à des influenceurs ou à la presse pour augmenter la portée de l’événement et bénéficier de retombées intéressantes.
• Pendant la cérémonie : l'intervention de photographes et vidéastes pourra se révéler intéressante. Enregistrement vidéo ou diffusion de la cérémonie en streaming (sur la chaîne Youtube de l’entreprise, un compte Twitch ou autre), projection de vidéos de membres en compétition pour un prix, prises de vue pour animer des communications internes et externes, incitation au partage via un Social Wall, photobooth avec option de partage social, … : ici encore, les options sont nombreuses et bien souvent complémentaires.
• Après votre remise de trophées : l’événement se poursuit au lendemain. Il sera alors temps de poursuivre l’activation via les canaux de communication de l’entreprise (page Linkedin et profils des collaborateurs, compte Instagram, site institutionnel, intranet ou réseau social d’entreprise) et de communiquer sur un retour d’expérience afin de faire revivre l’événement à votre public. Vous pourrez également envoyer aux participants un e-mailing de « retour sur l’événement », reprenant les temps forts de la soirée à travers des vidéos et un album photo, pour remercier les invités et féliciter les lauréats de votre remise de prix.

[Bonus] Comment faire un discours de remise de prix ?

Si vous devez faire un discours le jour de votre cérémonie de remise de prix pour introduire la soirée ou une récompense spécifique, voici quelques points simples mais efficaces à avoir à l’esprit. Connaissez-vous la règle des 7C ?

• Clair : assurez-vous d’être clair dans vos propos, n’utilisez pas de jargon, et faites des phrases courtes ;
• Concis : restez bref, c'est important car le format vous l’impose ! Hormis dans le cas d’un discours introductif visant à présenter le pourquoi de l’événement, vous n’aurez souvent que quelques secondes pour vous exprimer, introduire une catégorie ou exprimer vos remerciements.
• Concret : pour ne pas perdre votre auditoire ! ;
• Correct : une intervention humoristique ou un peu décalée est souvent appréciée du public et ajoute une touche conviviale ; on s’appliquera néanmoins à conserver un bon niveau de discours sur ce type d’évènement ;
• Cohérent : restez « focus » sur le thème de la soirée ou la spécificité du prix à introduire ;
• Complet : mais concis…, mais complet ! ;
• Courtois : parce que c’est aussi ça, le charme à la Française !

N’hésitez pas à faire appel à un membre de votre équipe ou un proche pour répéter dans les conditions attendues du direct. Testez votre intervention sur un public bienveillant et intégrez les remarques qui vous sont faites pour ajuster le fond ou la forme si besoin. Puis répétez à nouveau pour vous approprier votre texte de remise de prix jusqu’à vous sentir tout à fait à l’aise.

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