Comment bien organiser un salon professionnel ?

Salon du mariage, de la reconversion, du jeu vidéo, … : vous organisez prochainement un salon professionnel ? Si l’organisation d’un tel événement peut paraître complexe à première vue, elle reste centrale pour mettre en lumière des intérêts thématiques, favoriser la mise en avant de nouveaux produits ou solutions et rassembler les acteurs d’un secteur autour d’un objectif commun. Les salons sont en effet des événements de choix pour les entreprises cherchant à gagner en visibilité, acquérir de nouveaux clients et partenaires commerciaux. Alors, quelles sont les clés pour une organisation sereine et un salon professionnel réussi ? Découvrez les étapes à suivre pour planifier votre événement, gérer votre budget, vous entourer des exposants et experts pertinents pour attirer un maximum de visiteurs et maximiser votre retour sur investissement !

Comment bien planifier son salon professionnel ?

Avant toute chose, il faut avoir en tête que l’organisation d’un salon professionnel nécessite certaines réflexions en amont, une gestion rigoureuse de la planification et une certaine dose de patience…

Pourquoi il est important de bien choisir la date

Parmi les réflexions préalables : le choix de la date. Ce point parfois négligé peut aboutir à des surprises dont on saurait se passer… Imaginez que votre salon professionnel tombe le jour d’un salon concurrent ou d’un événement de plus grande ampleur sur une thématique similaire, qui viendrait littéralement aspirer le public cible de vos exposants ? Les résultats de votre événement s’en trouveraient largement impactés. A l’inverse, vous pourrez choisir de profiter de la participation des cibles de vos partenaires à un événement annexe pour les inviter à visiter votre salon dans la foulée et faire d’une pierre deux coups. Une bonne connaissance du public cible est pour ce faire essentielle. Par exemple, si vous organisez un salon sur le thème du Japon dans le sillon d’un évènement tel que Japan Expo, le salon dédié à l’univers manga qui accueille chaque année plus de 200 000 visiteurs, vous pourrez envisager de tirer profit de cet événement pour rediriger certains visiteurs passionnés par le Japon vers votre salon.

Enfin, il sera intéressant de penser un timing aligné avec la saisonnalité d'achat ou les périodes de réflexion de la cible visiteurs du salon pour s’assurer d’attirer le plus de personnes possible sur l’événement.

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Définir les objectifs, les cibles et mettre en place le cahier des charges du salon

Dans un premier temps, il s’agira de définir les principaux postes de dépenses de votre événement, en lien avec les objectifs et les cibles « exposants » et « visiteurs » du salon.

• Combien d’exposants accueillerez-vous ?
• Quel sera le coût associé à la réservation du lieu de votre salon ?
• Quels types de stands allez-vous proposer et quel sera le prix de la participation ?
• Combien investirez-vous pour promouvoir l’événement ?
• Combien de visiteurs les exposants sont-ils susceptibles de vous apporter ?
• Quel sera le coût d’accès à votre salon ?

• Comment imaginez-vous générer des recettes sur le salon ? (restauration, animations, …)

   

Listez le nombre de visiteurs attendus, les coûts de réservation du lieu, des prestations de sécurité, de publicité et de promotion, de logistique, … L’objectif sera de traduire ces différents éléments en valeur pour proposer une projection du budget global à allouer à l’événement. Face au budget, vous pourrez placer le ROI attendu en rebond du salon professionnel (ratio entre l’investissement réalisé et le chiffre d’affaires généré). En rédigeant le cahier des charges de votre événement, vous serez plus à même d’ajuster votre budget prévisionnel.

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Élaborer un plan d’action sur mesure

Il conviendra en parallèle d’élaborer bien en amont de l’événement un plan d’action marketing dédié à votre projet, pour permettre la réservation des différentes prestations et vous assurer d’une visibilité maximale de votre événement auprès des exposants et des visiteurs cibles.

• Quand lancerez-vous la prospection pour réunir les exposants dont vous avez besoin pour donner du poids à votre événement ?
• Quand procéderez-vous aux premières sélections de lieux ?
• A quel moment engagerez-vous les réservations pour assurer la présence d’un traiteur, la disponibilité de matériel (éclairage, sonorisation, PLV, …) ou la sécurisation de l’événement ?
• Comment allez-vous assurer la promotion de votre salon auprès de vos cibles exposants et auprès des visiteurs ?
• A quelle date devrez-vous recruter d’éventuels sponsors ou intervenants complémentaires pour ajouter un « faire venir » pour les visiteurs ?
• De quelles ressources transverses aurez-vous besoin et à quelle date ?

En recensant l’ensemble des éléments et en les intégrant à votre rétroplanning, vous pourrez coordonner vos actions et suivre sans heurt l’avancée de votre projet.

Sélectionner le lieu du salon professionnel et effectuer la réservation

Après avoir validé la date de votre salon et le nombre d’exposants et de visiteurs attendus, il conviendra de trouver le lieu le plus propice à son organisation.

Découvrez l’avis de Nathalie Grimaud-Morvillez, fondatrice de La Tribu Digitale, sur l'importance de choisir un lieu unique pour un salon professionnel. Une vidéo inspirante à découvrir ci-dessous !

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Penser à l’accessibilité du lieu du salon

Visez un cadre aisément accessible en transports en commun comme en voiture pour votre public cible, qui fasse par exemple écho aux valeurs des entreprises exposantes (à leur capacité d’innovation, à leur créativité, à une dimension traditionnelle, …) ou à leur secteur d’activité. Le lieu peut venir comme un clin d’œil, apprécié des visiteurs et participants à l’événement. N’hésitez pas à sortir des sentiers battus pour surprendre vos exposants et visiteurs dans un décor contemporain, apaisant, inspirant ou empreint d’un certain caractère. Veillez à ce que le site soit accessible aux personnes à mobilité réduite.

Idéalement, restez en cœur de ville pour faciliter l’accessibilité de votre salon et vous assurer que des hébergements seront disponibles à proximité du lieu choisi pour les visiteurs venant de loin. Parmi les points à ne pas négliger : veillez également à ce que des espaces de stationnement soient disponibles à proximité du lieu de votre salon.

Choisir un lieu qui valorise l’expérience du visiteur

Assurez-vous que le lieu choisi offre une bonne circulation autour des stands, et une capacité suffisante pour recevoir le public et présenter les produits, services et animations en lien avec le thème de votre événement de la plus belle des manières. Un décor qui donne une belle visibilité aux exposants présents.

Pour les salons de grande envergure, les parcs des expositions et palais des congrès sont des lieux souvent prisés. Mais pour des salons professionnels de taille intermédiaire, on pourra s’orienter vers des espaces événementiels plus insolites.

Imaginez l’organisation de votre salon sur les bords de Seine au cœur des espaces de Yachts de Paris ; une expérience entre les Salons Nework où se retrouveront les exposants et les visiteurs, la Barge Liberty qui accueillera un espace presse ou encore le gigantesque Paquebot, qui pourra se faire hôte des conférences et ateliers du salon. Des lieux inédits et lumineux qui répondront chacun à un objectif spécifique de votre journée.

Autre inspiration, gagnez les espaces de l’Etoile Business center avec son vaste atrium et ses salles de tailles variées pour des présentations et prises de parole en marge de l’événement. Ou bien, réservez les salons et salles de conférence d’hôtels particuliers au charme inégalable, ou les espaces inattendus de lieux de spectacle tels que la Seine Musicale.

 

Autant de lieux permettant de réaliser des événements clients pour vos exposants dans la continuité du salon : dîner assis avec un chef à demeure ou soirée networking avec cocktail dînatoire pour une expérience plus dynamique. Les opportunités de manquent pas pour dessiner une expérience entièrement personnalisée !

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Trouver les exposants et experts qui feront de votre salon un événement incontournable

Quelles seront vos cautions ? Quelles entreprises ou associations pourront jouer le rôle de faire-venir et donner du sens à votre salon professionnel par leur positionnement ou leur expertise ? Quels prestataires auront intérêt à se greffer à votre événement pour en tirer parti ?

Pour faire venir des visiteurs sur votre salon, entourez-vous d’acteurs et d’intervenants pertinents. Idéalement, intégrez des organisations et des experts de référence sur la thématique de votre événement pour donner confiance et inspirer les visiteurs. Offrez une expérience complète en conviant des conférenciers, des acteurs de la restauration, des animateurs, voire des artistes qui pourront réaliser des prestations en lien avec le sujet de votre salon.

Penser un plan marketing efficace pour promouvoir un salon professionnel

Pas de salon sans exposants et sans visiteurs ! Alors, prenez les devants.

Quid de la billetterie de votre salon professionnel ?

L’accès à votre salon professionnel se fera-t-il sur pré-inscription auprès d’un contact ou par l’intermédiaire d’une solution de billetterie en ligne ? Le badge d’accès sera-t-il gratuit ou payant ? Au format papier ou digital ? Aujourd’hui, la majorité des salons sont accessibles en réservant un badge d’accès sur une plateforme digitale telle que Weezevent.

Déploiement des actions de communication

Assurez-vous ensuite que toutes les actions de communication soient déployées selon votre plan marketing par l’ensemble des acteurs concernés. Appuyez-vous en priorité sur vos outils de communication et sur des campagnes payantes (insert presse, affichage, envois d’e-mailings, messages et publicités ciblées sur les réseaux sociaux, achat d’espace publicitaire sur des sites web où capter des visiteurs pertinents, …) pour une action au plus près du public visé par votre salon.

N’hésitez pas à préparer des kits médias pour les partenaires externes, à créer pour eux des messages « clé en main », reprenant tous vos éléments de langage. Pensez à inviter vos exposants à bien communiquer les modalités d’inscription et toutes les informations pratiques (adresse du lieu, numéro de stand, allée, horaires du salon, …) de manière claire mais évitez de faire reposer toute la communication de votre salon sur les exposants ! Ceux-ci se sont en effet acquittés d’un droit d’accès pour profiter de la visibilité que vous leur apporterez et rencontrer avant tout de nouveaux prospects.

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Visibilité des exposants le jour du salon

Invitez les exposants à travailler l’habillage de leur stand pour jouir d’un maximum de visibilité le jour J ! Pensez PLV à grands renforts de projections vidéo, de kakémonos et autres adhésifs grand format, dispositifs de mise en avant produits (totems, têtes de gondole, présentoirs de bureau ou sur pied, …), oriflammes aux couleurs de votre marque, signalétique, QR codes, … ; le tout, bien sûr, en adéquation avec les contraintes techniques du lieu de votre événement. Sans oublier les brochures et catalogues à distribuer, ou encore les goodies (stylos, stickers, tote bags ou tout autre objet publicitaire personnalisé), toujours appréciés des visiteurs sur les stands.

Penser aux à-côtés et aux temps forts pour un salon professionnel réussi

Quelles animations souhaitez-vous déployer pour amener une touche de convivialité à votre événement et marquer les esprits ? Entre stands de restauration, animations immersives, planning de conférences, ateliers permettant de tester les produits ou organisation d’un jeu-concours avec tirage au sort en fin de journée : permettez à chacun de vivre son expérience au cœur de votre salon pour maximiser le ROI de votre événement ! Vous pourrez également prévoir une soirée ou un cocktail VIP auquel les exposants pourront convier des clients privilégiés après le salon pour renforcer les liens et déclencher de nouvelles opportunités.

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Et après le salon professionnel, à quoi faut-il penser ?

Nous l’évoquions en début d’article, organiser un salon professionnel, c’est répondre à des enjeux importants pour les exposants. Les participants se devront d’anticiper le suivi des ventes et des leads enregistrés sur leur stand le jour de l’événement. A partir des données collectées, leurs équipes commerciales pourront ensuite réaliser des actions pour générer des ventes complémentaires ou réactiver des contacts post-événement en vue de déclencher un premier engagement avec leur marque. Il s’agira pour vous de vous assurer que leurs objectifs ont été remplis, que votre salon a joué son rôle.

Vous pourrez également choisir d’envoyer un e-mailing de remerciements aux visiteurs du salon dont vous aurez collecté les adresses e-mail, leur faire parvenir un contenu à valeur ajoutée ou envoyer un questionnaire de satisfaction aux exposants suite à l’événement. L’objectif est ici de nourrir la relation et de collecter des feedbacks pour envisager une nouvelle édition du salon sous les meilleurs auspices !