Organiser un événement hybride 7 règles pour réussir

Alors que la digitalisation tend à se développer dans le contexte actuel, l’événement hybride permet de maintenir la cohésion des collaborateurs. C’est la solution idéale pour conserver un événement dont l’organisation est mise à mal par les nouvelles règles qui imposent la baisse de la jauge de participants. 
 

Une règle d’or : oublier le copier-coller d’événements physiques. Pour qu’un événement hybride soit réussi, il est primordial de respecter quelques bonnes pratiques. 

1- Penser l’événement pour les deux audiences

C’est le principe même d’un événement hybride. Une partie de vos participants est invitée sur place, tandis que les autres suivent l’événement à distance, en direct ou non, sur un ordinateur. Cela permet d’augmenter l’accessibilité et de toucher des audiences dans le monde entier, tout en respectant les distanciations physiques. Mais il faut penser le déroulé de façon différente pour les deux audiences. En général, seule une partie de l’événement sera diffusée, celle qui s’y prête le mieux.

2 - Sélectionner les séquences diffusables

Diffuser une keynote ou une interview ne pose pas de problèmes insurmontables. Une table ronde avec de multiples intervenants complique la donne. Il faut penser la configuration de la scène à la fois pour l’audience physique et pour faciliter le placement des axes caméras. La séquence de réseautage ou le cocktail pourront être accessibles tant pour les collaborateurs sur site qu'en distanciel, grâce à des plateformes de networking virtuelles et la livraison de plateaux repas pour les participants derrière leurs écrans. Enfin, bonne nouvelle, des activités qui étaient a priori compliquées à digitaliser peuvent dorénavant s’y prêter : un team building, un jeu de rôle, une dégustation de vin, ou même un escape game !

3 - Donner du tempo à l’événement

Dans les événements 100 % présentiels, on opte souvent pour un tempo ascendant : l’intensité des séquences augmente crescendo pour maintenir l’attention des participants. Dans un événement hybride, le tempo doit plutôt ressembler à celui d’un électrocardiogramme. En répartissant les moments les plus engageants tout au long d’événement, l’objectif est d’assurer la rétention de l’audience à distance.

4 - Faire court pour la séquence digitale

Lorsqu’on se trouve derrière un écran, il n’y a personne pour nous voir rêvasser ou détourner notre attention. Or, le manque d’interactions sociales diminue grandement notre capacité à nous concentrer et le risque de voir son audience diminuer au fil des minutes augmente… Afin de maintenir l’attention des spectateurs digitaux, il faut privilégier un format court : maintenir l’attention d’une audience en ligne durant 1h00, c’est déjà… beaucoup. Imaginez-vous à leur place.

5 - Dynamiser le contenu

Peu importe le nombre de personnes connectées si leur engagement ne suit pas. Pour garantir l’attention, le contenu diffusé doit être composé d’interventions courtes, avec des changements de parole fréquents et des messages forts. Une bonne approche consiste à penser le conducteur de votre événement comme celui d’une radio, avec des séquences longues et courtes, des phases de narration, des moments d’échanges. Faire participer les audiences digitales grâce à des questions/réponses et des sondages est aussi une bonne solution pour les maintenir attentives. Des slides, des vidéos et des infographies peuvent également illustrer le discours. Pensez rich media !
 

Le choix des speakers est aussi primordial dans le cadre d’une conférence avec des intervenants extérieurs. Le bon speaker parviendra à combler les moments de vide, à créer du lien entre les séquences, à rendre son discours dynamique et à créer une interaction avec le public. Un point d’autant plus important pour l’audience digitale !

6 - Bien choisir le lieu

D’une manière générale, en ces temps de pandémie, mieux vaut opter pour un lieu qui impose des mesures d’hygiène strictes. Cela passe par une réduction de la capacité d’accueil, une obligation du port du masque, la mise à disposition de gel, un service de nettoyage renforcé, etc. Dans le cas d’un événement hybride, il faut en plus s’assurer que le lieu comprend un équipement matériel suffisant et une bonne connexion, gage d’une diffusion de qualité.

7 - Adapter le cocktail

Que serait un événement d’entreprise, même hybride, sans les petits fours ? Là encore, le choix du lieu est déterminant. Un lieu qui dispose de son propre service de restauration, ou qui propose un traiteur partenaire, facilite la mise en place des procédures sanitaires à suivre lors du cocktail. Pour les participants présents, des portions individuelles seront servies à table pour limiter les contacts et pour les personnes à distance, pourquoi ne pas leur faire livrer un repas ?

De plus en plus privilégié, l'événement hybride combine les avantages du présentiel et du digital. Il permet d’engager ses collaborateurs, tout en élargissant l’audience et l’accessibilité sans contrainte de distance. Une condition à ne pas oublier dans ce format : négliger ni les uns, ni les autres, c’est la clé d’un événement hybride réussi.