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Comment bien définir le cahier des charges pour l'organisation de votre événement ?

Tue 21 Jun 2022

Comment construire le cahier des charges d’un événement ? À quoi cela ressemble ? À quoi ça sert ? On répond à toutes vos questions au sujet de cet élément clé pour un événement professionnel réussi.

 

 

Vous avez dessiné les grandes lignes de votre événement professionnel ? Il est temps de les consigner dans un cahier des charges. Ce document sera la référence pour tous les acteurs qui participent à l’organisation de votre événement, à commencer par l’agence événementielle.

 

Pas question, donc, de le rédiger à la va-vite ; il vaut mieux respecter une méthodologie éprouvée. La forme est libre – document texte, présentation, tableau interactif – mais certaines étapes sont incontournables, à l’image de la première : la définition de l’objectif.

 

 

 

1- Définir l’objectif de votre événement

 

Un événement professionnel représente un investissement financier et humain relativement important. Ainsi, il y a peu de chances qu’il soit organisé sans raison. La raison, c’est justement ce que l’on cherche à savoir ici. S’agit-il de former ses collaborateurs, d’en intégrer de nouveaux, de remotiver les troupes, de lancer un projet ?

 

La réponse à cette question vous permettra de cerner la typologie du lieu. Doit-il comporter un auditorium pour une plénière ? Des salles de travail pour la formation ? Connaître l’objectif vous permettra aussi de choisir les KPI grâce auxquels vous jugerez de la réussite de votre événement.

 

 

2- Cibler le public concerné dans votre cahier des charges

 

Intimement lié à l’objectif, le public cible sera déterminant pour le choix de la salle. Que ce soit en termes quantitatif que « qualitatif », puisqu’un événement destiné aux nouveaux arrivants ne se fera pas au même endroit qu’un événement destiné aux dirigeants. Il est donc essentiel d’établir le profil des participants.

 

3- Déterminer le budget de l’événement

 

On calcule généralement le budget par participants. Et il est fonction du coût de la salle, de la nourriture et des boissons, du personnel sur place, du transport éventuel et des animations. Avant de pouvoir faire tous les choix qui s’imposent, commencez par définir le budget total et par personne.

 

 

4- Fixer le planning de votre événement

 

Quand aura lieu votre événement ? En amont de cette date, vous allez fixer les grandes étapes à respecter pour que tout soit prêt le jour J. Par exemple :

  • 3 mois plus tôt : trouver une salle,
  • 2 mois plus tôt : avoir choisi le traiteur,
  • 1 mois plus tôt : contacter tel prestataire pour une animation.

Pour qu’un événement soit réussi, tout est question de timing, alors n’oubliez pas cette étape !

 

 

5- Transmettre les informations contextuelles

 

Les personnes qui auront ce document entre les mains ne connaissent pas forcément votre entreprise. Le cahier des charges doit donc comporter des informations sur celle-ci (secteur, taille, etc.) et situer le contexte : est-ce la première fois que vous organisez ce type d’événement, ou bien est-ce récurrent ? Si ce n’est pas le premier, où et comment ont été organisées les éditions précédentes ? 

 

 

6- Dessiner l’identité visuelle

 

Toujours pour guider vos lecteurs, il peut être intéressant de donner quelques indications sur l’ambiance visuelle souhaitée. Au-delà de la charte graphique de votre entreprise, pensez au thème de l’événement et à l’atmosphère : élégante, amusante ou joyeuse ? Autant d’informations qui aideront vos prestataires à adapter leur offre.

 

 

7- Choisir les activités

 

Qu’allez-vous faire pendant votre événement professionnel ? Sessions de formation en petits groupes, team-building, cocktail dinatoire, discours d’un invité … les idées ne manquent pas. Il ne vous reste plus qu’à choisir des activités adaptées à vos objectifs et à votre cible, puis à les agencer de façon à varier les sessions studieuses et les sessions plus ludiques.

 

 

8- Définir la communication

 

Il s’agit là de choisir comment seront prévenus les participants : quand leur sera envoyée l’invitation, et les rappels. À quel moment doit-on avoir le nombre de participants définitif ? Dans l’idéal, tous les éléments de communications reprennent la charte graphique de l’événement et adoptent un ton en rapport avec la thématique / l’ambiance. 

 

 

 

Une fois le cahier des charges de votre événement établi, il vous reste à trouver un lieu ! Nous vous proposons des prestations 100% clé en main et vous accompagnons dans la réalisation de votre projet, de la mise en place sur site à la restauration, en passant par les prestations d’accueil. Contactez nos équipes pour organiser votre événement professionnel !