Comment bien définir le cahier des charges pour l'organisation de votre événement ?

 Vous avez en tête les grandes lignes de votre événement professionnel ? Il est temps de les consigner dans un cahier des charges. Ce document sera un élément important de la réussite de votre projet ; cet outil sert en effet de référentiel pour tous les acteurs qui participent à l’organisation de votre événement, à commencer par l’agence événementielle. Mieux vaut donc respecter une méthodologie éprouvée pour une planification optimale. La forme du cahier des charges est libre – document texte, présentation PowerPoint plus visuelle, tableau interactif – mais certaines étapes sont incontournables, à l’image de la première : la définition de l’objectif.

1- Définir l’objectif de votre événement

Vous souhaitez fédérer vos équipes ? Générer de l’engagement et développer le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs ? Intégrer de nouvelles recrues, célébrer collectivement les réussites professionnelles de l’année ou former vos managers ? Vous avez pour objectif de lancer un nouveau produit ou mettre en place un salon professionnel ? Quels que soient votre besoin ou vos ambitions, l’organisation d’un événement d’entreprise, qui représente un investissement financier et humain toujours important, mérite d’être mûrement réfléchie. Il n'existe pas de modèle préconçu ; chaque projet est unique. Alors, prenez le temps de vous poser les bonnes questions !

En fonction de votre objectif professionnel, vous définirez la typologie d’événement visée, qui elle-même impliquera un public-cible et induira un nombre plus ou moins élevé de participants. Ainsi, la définition même de l’objectif de votre projet pourra avoir un impact tant sur le format de votre événement, que sur la date à laquelle celui-ci se tiendra ou sur le lieu que vous choisirez pour l’organiser.

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    Objectif, participants, date et lieu d'un évènement vont souvent de pair...

Prenons un exemple pour illustrer : vous souhaitez célébrer des résultats exceptionnels et remercier vos collaborateurs pour leur investissement. Vous imaginez un projet de type soirée d’entreprise, Christmas Party à la période des fêtes de fin d’année. Vous convierez dans ce cas l’ensemble de vos salariés, car tous ont participé à la réussite de l’entreprise. Vous choisirez un site d’exception pour marquer les esprits et exprimer votre reconnaissance, des animations lumineuses pour plus de magie et une ambiance festive qui viendra favoriser les rencontres et les échanges informels.

Votre objectif est plutôt de former et engager les nouvelles recrues commerciales de votre entreprise ? Organisez un séminaire de rentrée sur une journée ou un week-end, dans un lieu permettant d’allier prises de parole de votre direction (auditorium), sessions de travail (salles de réunion) et moments de convivialité ou activités de team-building (espaces lounge, extérieurs, terrains de sport, …) pour créer du lien au sein de vos équipes commerciales. 

Définir l’objectif de votre événement vous permettra aussi de choisir les KPI grâce auxquels vous jugerez de la réussite de votre projet.

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2- Déterminer le budget de l’événement dans le cahier des charges

Votre objectif vous a permis de définir la typologie de votre évènement et de réfléchir au nombre de participants, au lieu à rechercher et à la date de réalisation de votre projet d’entreprise. Cap maintenant sur le budget à faire figurer dans votre cahier des charges d’évènement !

    Vous vous demandez quel budget investir dans votre évènement ?

Vous aurez la plupart du temps une enveloppe globale pour organiser votre projet évènementiel, une ligne dédiée dans votre budget. Sachez que le budget d’un évènement est généralement calculé « par participant » ; il est alors fonction du coût de la location de la salle ou du lieu, des services de restauration associés, des transports et activités annexes organisées. Souhaitez-vous dédier un budget plus important à l'offre de restauration avec du champagne pour séduire vos convives ou bien privilégier certaines activités pour marquer les esprits ? Voilà certaines des questions qu’il faudra vous poser. Vous définirez ensuite le budget estimatif que vous pouvez allouer par personne, puis jouerez sur les curseurs à votre disposition pour réaliser vos inspirations !

3- Etablir le rétroplanning de votre événement

Vous avez en tête une date pour votre événement ? En amont de cette date, vous allez fixer dans le cahier des charges les grandes étapes à respecter dans un rétroplanning pour que tout soit prêt le jour J. Par exemple, selon l’envergure de votre projet :

• 3 à 6 mois plus tôt, idéalement : trouver une salle et procéder à la réservation du lieu, même s'il est toujours possible de réserver jusqu'au dernier moment ! Mais ayez en tête que, plus votre événement nécessite un lieu de capacité importante, plus il est bon d’anticiper cette étape. Certains lieux "grand format" sont en effet très recherchés ;

• 2 à 3 mois plus tôt : avoir choisi le traiteur et réservé la prestation de service, sauf si celle-ci est incluse dans une offre évènementielle "clé en main" ;

• 2 mois plus tôt : contacter les prestataires pour mettre en place les activités ou animations qui viendront rythmer votre événement ;

• 1 à 2 mois à l’avance : bloquer les agendas des participants en envoyant un « save the date » aux couleurs de l’événement et s'assurer que les éléments de décoration et éventuels goodies aux couleurs de votre marque sont en préparation ;

• Dans le mois précédant l’événement, vous aurez ensuite à contacter les éventuels intervenants de votre évènement afin de travailler les contenus et prises de parole et à adresser plusieurs relances aux invités, comme autant d’occasions de diffuser quelques "teasers" et de nouvelles informations pour susciter l’intérêt et créer une certaine émulation (reveal du lieu, agenda, noms des intervenants, etc.).

Le jour de l’événement, c’est surtout la logistique qui compte : offre de transports, enchaînement des prises de parole et activités, service traiteur, éventuellement hébergement. Une préparation rigoureuse permettra de faire face aux imprévus et d’assurer une expérience fluide à toutes les étapes : challengez votre prestataire sur ces points dès le rétroplanning du cahier des charges. Pour que votre projet évènementiel soit couronné de succès, tout est en effet question de timing, et d'accompagnement, alors ne négligez pas cette étape !

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4- Transmettre des informations contextuelles dans le cahier des charges pour guider vos prestataires

Les personnes qui auront ce document de référence entre les mains ne connaissent pas forcément votre organisation. Le cahier des charges doit donc comporter des informations sur votre organisation (nom, secteur, taille, implantations, etc.) et situer le contexte : est-ce la première fois que vous organisez ce type d’événement, ou bien est-ce récurrent ? Si ce n’est pas le premier, où et comment ont été organisées les éditions précédentes ? 

Qu’envisagez-vous de faire durant votre événement professionnel ? Sessions de formation en petits groupes, activités de team-building, cocktail dinatoire ou afterwork festif, discours d’un invité, … : les idées ne manquent pas. Comment imaginez-vous, dans les grandes lignes, la mise en place de votre évènement d’entreprise ?

Présentez votre organisation à travers des indications sur votre identité de marque, votre communication et votre culture d’entreprise. Au-delà de la charte graphique de votre entreprise, pensez aux valeurs qui la caractérisent, au thème de l’événement et à l’atmosphère souhaitée : élégante, décalée, festive ? Autant d’informations qui aideront vos prestataires à adapter leur offre pour un évènement qui vous ressemble. Notre conseil : éclairez au maximum vos partenaires pour éviter un festival de propositions trop éloignées de vos attentes.

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