Organiser son séminaire d’entreprise à l’heure de la COVID-19 La checklist

Pandémie oblige, le télétravail s’est fortement développé. Résultat : les collègues se retrouvent le plus souvent par écrans interposés. A l'heure où la reprise des événements est encore très contrôlée, ils éprouvent donc le besoin de se rassembler… et cela passe notamment par l’organisation de séminaires d’entreprise.

Ces événements sont l’occasion de se rassembler, de réinsuffler confiance et cohésion à ses collaborateurs. Renouer le contact client, mettre en avant des projets ou remettre le salarié au centre sont autant de raisons qui poussent les entreprises à organiser des séminaires. Le contexte ayant changé, la checklist aussi.

1- Choisir un lieu plus grand 

En temps normal, une salle de séminaire peut accueillir un nombre de personnes plus ou moins égal à son nombre de mètres carrés. Avec la pandémie, il est préférable de diminuer la jauge des salles afin de respecter la distanciation physique. Pour réunir le même nombre de participants, les organisateurs doivent donc opter pour un lieu plus grand qu’auparavant. Par ailleurs, les normes évoluant de semaine en semaine, il vaut mieux porter son choix sur un établissement recevant du public (ERP). Ces lieux sont bien rôdés à l’organisation d’événements et les organisateurs qui s’en occupent sont informés des dernières mesures sanitaires. Ils sont les mieux placés pour conseiller leurs clients quant à l’organisation à adopter.

2- Mettre en place un protocole sanitaire irréprochable 

Sens de circulation, gel hydroalcoolique mis à disposition aux entrées et sorties, nettoyage fréquent des surfaces à portée de main, port du masque obligatoire : ne lésinez pas sur les mesures sanitaires pour rassurer les participants. Un lieu ayant déjà mis en place un protocole labellisé peut grandement faciliter la vie des organisateurs et instaurer un climat de confiance.

3- Penser à la retransmission 

Ne limitez pas le nombre de participants en raison de la capacité d’accueil de la salle principale : une retransmission des Keynote et des tables rondes peut être mise en place. Un nombre restreint de participants assiste au show dans la salle principale, tandis que les autres suivent les débats dans des salles attenantes, voire depuis chez eux.

4- Adapter le nombre de maîtres d'hôtel 

Pour rendre les pauses gourmandes COVID-friendly, les organisateurs ont deux options : servir des portions individuelles sous une vitrine de protection ou les faire servir par des maîtres d’hôtel. Un cocktail peut aussi bien se faire assis que debout, tant que les distances sont respectées. Quoi qu’il en soit, le nombre de maîtres d’hôtel doit être suffisant pour assurer le service.

5- Vérifier les conditions de vente 

Nombreux sont les prestataires qui ont assoupli leurs conditions commerciales pour répondre au manque de visibilité des organisateurs et les aider à se projeter dans l’organisation d’événements futurs. Certains lieux offrent la possibilité de reporter son événement sans frais jusqu’à 15 jours avant et ne demandent pas d’acompte. Un élément à prendre en compte avant de faire son choix.

Avec une préparation rigoureuse, un lieu choisi pour sa capacité à se conformer aux nouvelles règles et des prestataires souples dans leurs conditions de vente, il est possible de renouer avec les séminaires d’entreprise  et avec le plaisir d’échanger entre collaborateurs sans écran interposé.

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