Comment rendre son séminaire d'entreprise interactif ?
Incontournable pour fédérer ses équipes, le séminaire d’entreprise peut néanmoins s’avérer monotone, car l’on oublie souvent qu’il existe des solutions pour créer l’interactivité. Les outils digitaux, en plus de favoriser cette interactivité, ont des atouts supplémentaires, qu’il s’agisse de moduler une intervention en live grâce aux retours des sondages ou obtenir des données concrètes sur l’audience.
Une présentation qui traîne en longueur, un intervenant qui peine à convaincre son audience, la somnolence qui gagne le public… Nous avons tous déjà été témoins d’une scène semblable. Et pour cause, il n’est pas toujours évident de maintenir l’attention des participants lors des séminaires, a fortiori à distance.
Pour augmenter l’engagement du public, l’interactivité est souvent plébiscitée, puisqu’elle transforme vos invités en acteurs de l’événement, et non plus en simples spectateurs. Ils sont plus impliqués, car ils ont un rôle à jouer : donner leur avis, poser une question, répondre à un sondage, participer à un jeu… autant d’actions qui sont facilitées par les outils digitaux.
Panorama sur quelques solutions intuitives et performantes pour réussir votre événement interactif… et maximiser les chances d'atteindre vos objectifs.
Pour préparer son événement
Vous ne savez pas à quel moment fixer le séminaire ? Les planificateurs (Framadate, Meetingbird, Calendly) vous aident en créant un sondage en quelques clics à l’adresse des participants. Vous pouvez aussi vous en servir pour déterminer le thème de la séquence et pour orienter les décisions prises pendant celle-ci. D’autres outils, comme Cisco Webex Meeting, disposent d’un support d’invitation pour rediriger les participants vers l’espace de visioconférence, tandis que Freebusy promet d’automatiser la mise en place de réunions.
Mais le temps alloué aux séminaires n’est pas toujours utilisé de façon optimale. C’est pourquoi il existe des organisateurs (Beenote ou Perfony) qui donnent des clés pour structurer la rencontre en fixant un ordre du jour, des sujets à aborder, un temps alloué à chaque sujet, etc.
Reste à trouver la bonne interface pour organiser son séminaire hybride. Au-delà des classiques Zoom et Teams, il est possible d’opter pour GoTo Meeting par exemple, un logiciel de visioconférence simple et qui offre de nombreuses fonctionnalités. Comme la possibilité de partager sa présentation ou l’interface de son terminal aux invités, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone.
Pour animer son événement
La plupart des activités peuvent s’effectuer manuellement, avec des crayons et du papier. Mais le digital rend leur mise en place beaucoup plus simple que ce soit en présentiel ou à distance. Exemple avec le nuage de mots : un procédé classique, mais toujours efficace. Les participants réagissent à un thème donné, en inscrivant les mots-clés que ce thème leur évoque. À quoi pensez-vous lorsque je vous dis «management » ? Équipe, travail, collaboration, hiérarchie… Les mots s’affichent à l’écran avec une taille proportionnelle à leur récurrence. Un exercice utile pour explorer la sémantique liée à un sujet. Des outils dédiés (nuagedemots.co) ou multifonctions (Klaxoon) proposent ce genre d’activité.
Il est aussi possible d’écrire quelques lignes sur le sujet évoqué : c’est le principe du brainstorming. Ce texte, inscrit sur un Post-it virtuel, vient composer un mur de Post-it, grâce à l’application Padlet. Et des connexions peuvent être créées entre ces idées pour former une carte mentale avec l’application Mindmeister.
Le sondage permet quant à lui de récolter rapidement l’avis des participants et les résultats sont facilement intelligibles sous la forme d’une infographie grâce à la data visualisation. Sentimy est un outil très intuitif pour lancer de tels sondages et Kahoot pour rendre les questionnaires ludiques.
En plus d’une attention accrue, les organisateurs peuvent profiter de l’interactivité pour répondre aux auditeurs en temps réel : un moyen d’enrichir leur intervention. Il existe des outils comme Livewall qui rassemblent les questions posées sur les réseaux sociaux, sur le chat ou par SMS pour les présenter à l’animateur.
Pour analyser son événement
Les données récoltées au fil de l’eau auprès du public sont à garder précieusement. Elles sont un moyen de dégager de grandes tendances et de mieux connaitre son audience – des informations cruciales pour l’organisation du prochain séminaire. Certains outils généralistes comme Wisembly Jam ou Beekast proposent des votes, des quizz, et des brainstormings, puis génèrent automatiquement des comptes rendus et des rapports statistiques en fonction des réponses des participants.
D’autres – c’est le cas de MeetingBooster – aident à préparer la suite. Ils rassemblent les fichiers et analysent les réunions, mais permettront aussi d’assigner rapidement des tâches pour rendre tangibles les décisions prises.
Nombreux sont les outils digitaux qui se développent pour augmenter l’interactivité lors des séminaires. Leur prise en main, pour les participants comme pour les organisateurs, est maintenant hyperintuitive. Ils représentent une réelle plus-value pour l’entreprise et un atout pour faire de son événement un succès. Dans un contexte marqué par la digitalisation des séminaires, l’interactivité est la clé pour maintenir l’attention de ses audiences à distance.