9 étapes clés pour organiser un séminaire d'entreprise

 

Un séminaire d'entreprise réussi nécessite une organisation minutieuse. Zoom sur les 9 étapes à suivre pour ne rien laisser au hasard et faire de votre évènement un véritable succès.

 

1- Fixer les objectifs

 

Pour qu’un séminaire d'entreprise soit réussi, il faut avant tout bien définir son ambition. Quelle valeur ajoutée l’entreprise souhaite-t-elle apporter à ses collaborateurs ? La réponse à cette question sera déterminante pour la suite. Ce séminaire doit-il permettre :

-          d’intégrer de nouveaux arrivants dans l'enterprise

-          de former des collaborateurs

-          de développer les compétences managériales

-          de créer du lien au sein des équipes 

-          ...

Bien entendu, vous pouvez combiner ces objectifs. Lors de cette première étape, vous allez aussi déterminer la cible du séminaire – s’adresse-t-il à des collaborateurs ou des partenaires, quelle BU de l'entreprise est concernée ? – et donc le nombre de participants. 

 

2- Déterminer le format

 

En fonction des objectifs et de la cible, il est ensuite possible de déterminer le format du séminaire d’entreprise : sur une demi-journée, une journée, deux ou trois jours… On privilégiera un format long pour fédérer des collaborateurs et un format court pour les former à de nouvelles méthodes de travail au sein de l'entreprise, un événement physique pour nouer des liens et un événement hybride pour toucher une audience plus large. C’est également au cours de cette étape que vous allez définir les activités de votre séminaire (team building, réunion de travail, afterwork) et, éventuellement, choisir un thème (séminaire au vert, sportif, urbain). Enfin, pensez à bien communiquer le format en amont du séminaire pour que chacun des participants soit bien impliqué le jour J.

 

3- Définir le budget

 

Si vous ne l’avez pas déjà défini, vous pourrez avoir une idée du budget nécessaire à votre événement une fois le format et le nombre de participants définis. Une enveloppe qui vous permettra, par la suite, de choisir le lieu ou les prestataires que vous interrogerez par exemple.

 

4- Choisir le lieu et la date

 

Il est maintenant temps d’aborder les considérations pratiques. Où et quand se déroulera le séminaire d'entreprise ? Si Paris offre de nombreux atouts pour l’organisation de séminaires, de nombreuses régions ne sont pas en reste et proposent une belle diversité de lieux et d’activités. L’arbitrage se fait souvent entre la facilité d’accès et l' opportunité de sortir du cadre habituel de l'entreprise. Un choix qui sera bien entendu déterminé par le budget, le nombre de participants, les objectifs, le thème, les activités (sessions de team-building ou autre) etc. Quant à la date, elle peut se définir par des enjeux business (lancement d’un nouveau produit ou rentrée business par exemple) autant que par des enjeux pratiques - plutôt début ou fin de semaine, en matinée ou en soirée ?.

 

5- Mettre au point l'agenda de l'événement

 

C’est le moment de planifier son événement et donc, de se pencher sur le contenu, de définir les séquences et de sélectionner les intervenants. Lors d’un événement réussi, les séquences s'enchaînent de façon logique et avec rythme. Pour cela, il est conseillé de garder un peu de marge entre chacune d’elles pour anticiper les éventuels décalages et laisser aux participants le temps de souffler.

Un bon rythme permet de garder l’attention des participants intacte, en alternant séquences passives et séquences interactives.

 

6- Construire son rétroplanning

 

La date et l’agenda définis, il est temps de réaliser le rétroplanning afin de ne pas passer à côté d’une échéance. On y retrouve les grandes étapes nécessaires au bon déroulé du séminaire :

-          Envoi des invitations et relances,

-          Production des contenus et animations,

-          Contact des intervenants et rappels,

-          Réservations à effectuer auprès des différents prestataires (traiteur, hôtel etc)

-          Acomptes à verser,

-          Date limite d’annulation (au cas où)

-          Répétitions si nécessaire.

Un rétroplanning à respecter rigoureusement pour optimiser le succès d’un séminaire.

 

7- Etablir le plan de communication

 

Un plan de communication efficace tient compte de tous les « touch point » entre l’événement et ses participants. Au-delà des invitations initiales, ce plan comprend les relances et les informations transmises à chaque étape, qu’elles concernent la logistique (date, lieu, durée) ou bien le contenu du séminaire (agenda, intervenants, sessions de team building etc.). Afin que les invités aient accès à ces informations à tout moment, il est possible de mettre en place une plateforme virtuelle dédiée à l’événement. Une plateforme qui permet, en amont, de poser des questions aux intervenants et, en aval, de récupérer des documents ou de donner son avis. Pour les séminaires hybrides, c’est aussi sur cette interface que les participants à distance peuvent suivre l’événement.

 

Par ailleurs, il est nécessaire de prévenir les participants suffisamment tôt pour qu’ils aient de la disponibilité dans leur agenda et de les relancer pour qu’ils n’oublient pas – sans pour autant « spammer » leur boite mail. Ces différents messages sont aussi l’occasion de « teaser » le séminaire pour susciter l’intérêt des participants. Enfin, pensez à demander une confirmation aux invités pour connaître le nombre d’invités et vous organiser en conséquence.

 

8- Assurer la logistique

 

C’est le grand jour. Mais, pas de panique, le séminaire devrait se dérouler parfaitement si les étapes précédentes ont été respectées. Au cours de l’événement, c’est surtout la logistique qui compte : enchaînement des séquences, gestion des flux, transport, restauration et hébergement. Une préparation rigoureuse doit permettre de faire face aux imprévus et d’assurer une expérience « sans couture ».

 

9- Penser à l'après

 

Pour évaluer la réussite de votre séminaire, pensez à envoyer un formulaire de satisfaction aux participants. Ces retours d’expériences vous permettront de vérifier que vos objectifs ont bien été atteints et d’optimiser vos futurs événements. Enfin, pensez à la vidéo best-of : rien de tel pour valoriser votre évènement et créer de l’engagement !

 

Le succès d’un séminaire d'entreprise peut se mesurer grâce à 3 indicateurs : les KPI fixés en fonction des objectifs définis, l’implication des collaborateurs lors des séquences interactives et leur satisfaction à l’issue du séminaire. Une satisfaction qui est souvent corrélée à la qualité du contenu, au rythme et à la logistique. Autant de paramètres qui dépendent, en grande partie, de l’organisation en amont. Un séminaire réussi permet de fédérer les équipes tout en renforçant la culture d’entreprise et l’engagement des collaborateurs. C’est donc un outil de management essentiel, a fortiori dans le contexte actuel de relance et de réorganisation du travail.

 

Vous avez maintenant toutes les clés pour réussir l'organisation de vos séminaires d'entreprise. À vous de jouer !