Comment organiser une journée d’étude productive et enrichissante pour vos équipes ?

Vous souhaitez favoriser le partage des connaissances, stimuler la créativité de vos équipes ou renforcer la cohésion entre certains acteurs de votre entreprise ? Organisez une journée d’étude ! Une journée à la fois structurante et inspirante, qui nécessite une planification minutieuse et une attention particulière aux détails. Nous vous proposons aujourd’hui de découvrir les meilleures pratiques, des conseils et des idées de lieux d'exception pour vous accompagner dans l’organisation de votre journée d’étude. Faites de votre événement professionnel une réussite !

Planifier efficacement votre journée d’étude

La journée d’étude est un événement qui réunit généralement un nombre de participants restreint, en vue de travailler sur un sujet spécifique, central pour votre organisation. Le temps d’une journée, en dehors du cadre de l’entreprise, et à une date qui ne viendra pas perturber les calendriers des collaborateurs conviés, ce format viendra offrir un environnement propice à la réflexion, à l’apprentissage et à la collaboration. La clé d’une journée d’étude réussie réside dans la préparation ; découvrons donc quelques étapes à suivre.

Définir les objectifs clés et le thème de votre journée d’étude

Avant toute chose, identifiez clairement l’objectif de votre évènement. Visez-vous à renforcer les compétences et connaissances des participants sur un sujet particulier, à créer une dynamique pour avancer collectivement sur un projet ou bien à offrir à vos équipes une opportunité de se rencontrer et de faire du networking interne ? Vous pourrez construire votre journée en fonction de votre objectif et le communiquer à votre public avant l’évènement pour donner un maximum de visibilité.

Il vous faudra ensuite définir le thème de votre journée d'étude pour apporter de la cohérence à votre évènement et faciliter la préparation des ateliers et des discussions en amont. Souhaitez-vous inviter les participants à explorer les tendances et nouveautés de votre secteur d’activité pour rester compétitif ? Les faire réfléchir à l’amélioration de certains processus internes pour gagner en performance (alignement des équipes Sales & Marketing, processus de facturation, …) ou à des questions en lien avec la gestion du changement, l’intégration de nouveaux outils ou la politique sociale de votre organisation ?

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Mettre en place un programme engageant

Proposer un programme structuré à vos collaborateurs est l’une des clés de la réussite de votre évènement. Définissez un déroulé à la fois clair et rythmé pour motiver et maintenir l’attention et l’engagement des participants tout au long de la journée d'étude.

Pour vous donner une idée, voici un programme alternant moments de convivialité et séances de travail pour une journée dynamique :

• 9h00 – 9h30 : Accueil des participants avec un petit-déjeuner, découverte des lieux
• 9h30 – 12h30 : Prises de parole ou conférences pour activer les réflexions suivie d'ateliers (sessions de brainstorming, réunions thématiques, etc.)
• 12h30 – 14h00 : Déjeuner pour recharger les batteries et poursuivre les échanges dans un cadre convivial
• 14h00 – 16h00 : Travail collaboratif en sous-groupes sur des sujets définis
• 16h00 – 16h30 : Pause-café avant une nouvelle session de travail
• 16h30 – 17h30 : Restitutions du travail collaboratif, synthèse de la journée et définition d’un plan d’action pour un suivi post-évènement

Après votre journée d’étude, vous pourrez choisir d’organiser un afterwork ou un évènement totalement magique dans des décors d’exception (croisière sur le Seine, cocktail dans les hauteurs du LAHO, …) pour développer le sentiment d’appartenance à votre organisation, mais aussi et surtout renforcer les liens entre les collaborateurs.

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Choisir le lieu idéal pour une journée d'étude : optez pour l’exceptionnel

Identifier vos critères essentiels

Pour garantir la réussite de votre journée d’étude, faites le point sur vos besoins spécifiques avant de lancer vos recherches de lieu. Qu'allez-vous rechercher en matière d’accessibilité, d’aménagements possibles ou d’équipements techniques sur place :

• Accessibilité : Quelle localisation permettra aux participants de votre événement de se rendre aisément sur le lieu de la journée, en transports en commun ou par leurs propres moyens ? Le site choisi dispose-t-il d’un parking ? D’un accès PMR ?

• Capacité & aménagements : après avoir validé le nombre d'invités de votre journée d’étude, vous réserverez un lieu de capacité suffisante. Mais pensez à vérifier la modularité du lieu : pourrez-vous réorganiser vos espaces de travail si besoin pour des réunions réellement prolifiques ? Transformer certains espaces pour des instants de convivialité ou un déroulé plus fluide de votre évènement ?

• Équipements techniques : listez tous les équipements dont vous aurez besoin le jour J pour projeter, partager des documents, favoriser l’interactivité ou encore sonoriser des prises de parole (vidéoprojecteur, micros, écran, click share, connexion Internet, …).

Le petit plus ? Choisissez un prestataire qui pourra vous accompagner dans la gestion de votre évènement : préparation en salle, gestion des imprévus, soutien technique, coordination des intervenants externes, … N’hésitez pas à nous contacter pour profiter d’un réel savoir-faire événementiel et d'une expérience clé en main !

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Choisir un lieu extra-ordinaire

Le choix du lieu est déterminant pour créer une ambiance propice à l’échange, à la concentration et à la collaboration. D’ailleurs, 70% des participants à des évènements professionnels préfèrent les événements organisés dans des lieux atypiques et inspirants selon le Meetings Industry Report 2024. Un chiffre-clé qui incite à sélectionner avec soin le lieu pour sublimer votre journée d’étude !

A titre d’exemples et d'inspirations, nous vous invitons à découvrir différents types de lieux qui ne manqueront pas de marquer les esprits :

• L’Hôtel de Poulpry, Maison des Polytechniciens ou la Maison de la Recherche : ces deux hôtels particuliers emblématiques de Paris combinent charme classique et équipements modernes, et offre des espaces extérieurs pour organiser des moments de convivialité aux beaux jours.

• Les salons de l’Hôtel des Arts & Métiers ou de l’Aéro-Club de France : des espaces d’exception au cœur des plus beaux quartiers de la capitale ! Ces lieux de caractère disposent de salons au décor raffiné, parfaitement adaptés aux échanges professionnels.

• Le Pré Catelan Lenôtre : situé dans le cadre verdoyant du Bois de Boulogne, ce lieu baigné de lumière naturelle offre de beaux volumes et d’élégants salons, parfaits pour une journée d’étude constructive.

• Les salons en bord de Seine de Yachts de Paris : décors parfaits pour une journée d’étude avec vue sur la Seine, ces salons conjuguent cadre contemporain et luminosité, et offrent un accès privilégié pour embarquer sur un yacht après votre événement, ou pour profiter d’une croisière magique au déjeuner.

• Les centres d’affaires de l’Etoile ou du #Cloud : en plein cœur de Paris, ces espaces dotés d’un auditorium ou d’une salle de conférence, de salles de sous-commission et de vastes espaces de réception ouverts seront parfaits pour accueillir vos journées d’étude. Sans oublier le LAHO Business Center, avec son SkyBar et un rooftop exceptionnel pour des instants mémorables en équipe, à quelques pas de la Gare de Lyon.

Choisissez un lieu doté de salles de réunion adaptées à la taille de votre groupe, offrant un environnement agréable, fonctionnel et lumineux.

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Pourquoi opter pour un lieu qui sorte de l’ordinaire pour votre journée d’étude ?

• Sortir du cadre de l’entreprise
• Vivre une expérience dans un lieu iconique
• Enchanter vos convives
• Proposer des services haut de gamme (accueil, technique, conseil, …) et une gastronomie d’exception
• Profitez de lieux au cadre unique pour favoriser l’engagement de vos équipes, la créativité et la cohésion

Les meilleures pratiques pour garantir le succès de votre journée d’étude 

Le programme d’une journée d'étude doit être soigneusement calibré et clairement communiqué aux participants en amont de l’évènement. L’objectif ? Assurer un bon équilibre entre échanges structurés, sessions de réflexion et moments de convivialité, tout en maximisant l'engagement et la productivité. Voici quelques conseils pour faire de votre journée d’étude une expérience marquante autant qu'une belle histoire !

Engager les participants avant l’événement

Pour susciter l'intérêt et engager vos invités, envoyez des invitations personnalisées : « save the date », annonce du lieu de l’événement et du programme de la journée. Vous pourrez également proposer un questionnaire en amont afin d'identifier les attentes et thèmes d’intérêt de votre public pour adapter éventuellement le contenu de votre évènement. N'hésitez pas à communiquer régulièrement par des e-mails de rappel ou via des plateformes collaboratives pour maintenir l’intérêt des participants, leur proposer des quiz ou exercices de préparation.

Miser sur l’interactivité et la nouveauté le jour J

Les journées d’étude doivent être participatives pour maximiser l’engagement, stimuler la créativité et l’intelligence collective et permettre des apprentissages. 

Pour ce faire, organisez des sessions de brainstorming afin d'encourager les participants à proposer des idées sans jugement et de favoriser la créativité. Ou bien proposez des jeux de rôle pour inviter vos collaborateurs à se mettre dans la peau de différents acteurs afin d’envisager les problématiques de différents points de vue. Privilégiez toujours les formats collaboratifs comme les ateliers ou les tables rondes et intégrez des outils interactifs tels que Klaxoon pour recueillir les avis ou les réponses à des questions posées aux participants en temps réel.

 

Pour apporter une expertise spécifique et partager des solutions et des idées innovantes ou inspirantes, invitez un intervenant externe. L’idée est ici d’inciter les participants à penser « out of the box » ou à prendre du recul sur certains sujets, et d’apporter de la valeur ajoutée à la journée en enrichissant les discussions grâce à des connaissances approfondies sur le thème central. Privilégiez des conférences courtes, de 20 à 30 minutes, suivies d’une session de questions-réponses pour dynamiser les échanges tout en conservant toute l’attention des participants.

Enfin, vous pourrez éventuellement convier un animateur doté d’une bonne connaissance de vos sujets pour maintenir un bon niveau d’interaction au fil de la journée.

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Soigner les moments de pause

L’accueil café, les pauses gourmandes pour couper la matinée ou l’après-midi, le déjeuner, … : autant d’opportunités pour échanger et se rencontrer. Soignez les moments informels pour favoriser le networking interne et permettre à chacun de s’aérer l’esprit avant ou après une séance de travail.

Pour les pauses, aménagez des espaces de détente dans un endroit agréable. Proposez des buffets aisément accessibles pour que vos convives se restaurent autour d’une boisson fraîche, d’un thé ou d’un café.

Pour le déjeuner, optez pour un format cocktail élégant ou, selon votre préférence, pour un déjeuner assis dans l’espace de réception du lieu que vous aurez sélectionné.

 

Évaluer l’impact de l’événement

Une fois l’événement terminé, partagez un compte-rendu synthétique avec vos participants pour maintenir la dynamique et capitalisez sur ce qui a été fait le jour J.

Il s’agira ensuite pour vous d’analyser l’impact et la réussite de votre journée d’étude. Vous pourrez pour ce faire collecter les retours en adressant aux participants un questionnaire de satisfaction, incluant une question ouverte telle que « comment pensez-vous que l’évènement pourrait être amélioré par la suite ? ». Les retours vous permettront d’identifier les points d’amélioration pour des événements encore plus impactants à l’avenir !

[Bonus] La checklist pratique pour une journée d’étude réussie

• Avoir des objectifs définis et un thème clair
• Sélectionner un cadre à la fois adapté et sortant de l’ordinaire
• Proposer un programme engageant aux participants
• Animer la journée grâce à des interventions dynamiques et inspirantes
• Offrir des moments de convivialité et des pauses gourmandes pour favoriser le bien-être et les rencontres

Organiser une journée d’étude est une opportunité unique pour renforcer les liens au sein de votre équipe, stimuler l’innovation et assurer une bonne circulation des informations et un partage des connaissances. Grâce à une planification rigoureuse, au choix d’un lieu d’exception, à des ateliers participatifs et des animations permettant de repenser les approches, faites de votre journée d’étude un évènement à la fois constructif, valorisant et enrichissant.