Événements d’entreprise : place aux combos ! Les événements d’entreprise cassent les codes pour mieux se réinventer

L’année 2020 a sans doute changé pour longtemps l’organisation des événements. La crise due à la COVID-19 et les nouvelles règles sanitaires qu’elle a suscitées ont bouleversé notre façon d’échanger… et de nous rencontrer. Les acteurs de l’événementiel ont profité de ce contexte pour  repenser leur manière de faire, en mettant en place des procédures sanitaires irréprochables… mais pas seulement.

Ces bouleversements, avec le développement du télétravail, ont aussi eu pour effet de brouiller les distinctions généralement acceptées entre physique et digital ou entre milieu professionnel et milieu familial. C’est justement en cassant les codes, en transgressant les frontières que l’événementiel doit se réinventer pour retrouver son niveau d’avant la crise.

1- Premier combo : physique et digital 

C’est sans doute le plus évident et celui qui conditionne tous les autres. La digitalisation provoquée par le confinement et le travail à distance ne connaîtront sûrement pas de retour en arrière. D’un côté, le digital a fait valoir des avantages que beaucoup ont pu apprécier : l’écran nous permet de suivre un événement à distance, sans contraintes sanitaires et à moindre coût pour le participant. D’un autre côté, l’aspect « physique » des événements d’entreprise a manqué à la plupart d’entre nous. Nous parvenons à rester concentrés moins longtemps devant un ordinateur et l’absence d’interactions en face à face enlève aux événements une partie de leur attrait.

L’événement de demain mêlera donc forcément physique et digital. C’est le cas dans des événements hybrides, dans lesquels une partie des participants est présente sur place, tandis que l’autre suit l’événement à distance sur son écran. Mais ce sera aussi le lot des événements physiques à proprement parler, qui sont amenés à utiliser des outils digitaux de plus en plus fréquemment. Ces derniers permettent en effet – même si cela peut paraître paradoxal – une communication plus directe avec le public. Grâce à leur smartphone, les participants peuvent donner leur avis, poser des questions ou répondre à des sondages de façon quasi instantanée. Un échange qui permet aux organisateurs et aux speakers de recueillir des informations en temps réel et de moduler le déroulé de l’événement en fonction de celles-ci, tout en intégrant un juste équilibre entre communication descendante (top-down) et interactivité.

2- Deuxième combo : travail et convivialité 

Mêler le travail et la convivialité, c’est un peu mêler l’utile à l’agréable : un moyen de rendre le travail plus épanouissant. La formule n’est pas nouvelle, elle a déjà donné naissance aux événements de networking avec cocktail sur fond musical ou aux séances de team-building en mode « escape game ». Des activités où – c’est vrai – les participants ne travaillent pas vraiment, mais nouent des liens qui leur serviront dans le cadre professionnel.

À nouveau, c’est maintenant le digital qui vient enrichir l’éventail des activités associant travail et convivialité. L’une des tendances actuelles est la « gamification » : le participant est plongé dans un jeu vidéo et doit donner les bonnes réponses pour franchir les étapes lui permettant de remporter la victoire. On peut y jouer à plusieurs pour améliorer la convivialité et s’adapter aux événements hybrides, avec des participants derrière leurs écrans et d’autres en présentiel, qui utilisent une tablette ou un smartphone. Et pourquoi ne pas mettre à profit la réalité virtuelle ou la réalité augmentée pour enrichir l’expérience des joueurs ?

3- Troisième combo : un événement, deux lieux 

Un événement qui se déroule sur deux lieux présente de nombreux avantages. C’est la solution pour combiner, pour fusionner deux événements en un seul : un séminaire et un cocktail plus détendu, une journée de travail et une soirée de spectacle, une conférence et une activité de team-building. Imaginez : une partie de l’événement a lieu dans un business center ou un hôtel particulier – la phase travail/business – l’autre se tient sur un yacht ou dans une salle de spectacle – la séquence détente/convivialité.

Combiner les lieux est un moyen de varier les plaisirs, de convoquer différentes audiences et de mêler top-down et interactivité. Dans le contexte actuel, c’est aussi une solution efficace pour optimiser la mise en place des consignes sanitaires et les flux en scénarisant la journée de façon précise. Si la capacité d’une salle est trop restreinte, il est même possible d’organiser une séquence dans deux lieux différents de façon parallèle, en convoquant les outils numériques pour créer une passerelle virtuelle.

La crise liée à la pandémie a bouleversé le monde de l’événementiel et confirmé la tendance de la digitalisation. Le secteur doit en profiter pour se réinventer en transgressant les frontières existantes. L’événement de demain mêlera présentiel et digital, communication descendante et interactivité, travail et convivialité… Il pourra se dérouler dans deux lieux différents de façon séquencée ou simultanée, pour combiner les types d’événements et varier les plaisirs. Une transformation qui profitera, in fine, aux participants, qui souhaitent plus que jamais vivre une expérience sortant de l’ordinaire.